Publicado em: 07/07/2025
Na rotina dinâmica de trabalho, especialmente em sistemas que gerenciam um grande volume de documentos como o SAJ Procuradorias, a flexibilidade e a capacidade de correção são essenciais. Frequentemente, documentos são gerados automaticamente, em lote ou individualmente, para atender a necessidades específicas. No entanto, pode surgir a situação em que um documento "em elaboração" não é mais necessário ou foi criado com base em um modelo inadequado. Para lidar com essa realidade, o sistema SAJ Procuradorias dispões de uma funcionalidade de descarte de documentos diretamente da tela de visualização.
A funcionalidade permite que os usuários do sistema descartem documentos com status “em elaboração” diretamente da tela de visualização de documentos, oferecendo maior controle e flexibilidade no gerenciamento documental.
Imagine a situação em que um procurador selecionou um modelo de documento simplificado para uma emissão automática e, posteriormente, percebe que precisaria de um modelo mais detalhado. Ou, talvez, após uma atualização na legislação, um modelo de documento que estava sendo usado se tornou obsoleto. Nestes cenários, a capacidade de descartar rapidamente o documento (ou um conjunto deles) é fundamental para evitar o acúmulo de informações desnecessárias e para garantir que apenas os documentos corretos e atualizados prossigam no fluxo de trabalho. Esta funcionalidade é um passo importante para otimizar os processos internos, tornando o gerenciamento de documentos mais ágil e preciso.
A funcionalidade de descarte foi projetada para ser intuitiva, permitindo tanto o descarte individual quanto em lote. Siga as instruções abaixo para realizar o procedimento:
Acessando a Tela de Visualização de Documentos
O primeiro passo é acessar a tela de visualização de documentos em elaboração. Esta tela é geralmente acessada a partir das filas de trabalho do sistema, como o 'Fluxo de Pendências' ou 'Fluxo de Documentos', ao selecionar a opção de ‘Visualizar Documentos’ ou similar para uma pendência que contenha documentos neste status.
A mensagem “Atualmente, não existem documentos em elaboração que possam ser visualizados na tela”, será exibida quando as pendências selecionadas não possuírem documento com a situação “em elaboração”.
Selecionando os Documentos para Descarte
Uma vez na tela ‘Visualização de documentos’, você verá uma lista de documentos disponíveis.
Para a realização do Descarte Individual:
Passo 1: localize o documento que deseja descartar na lista exibida na tela.
Passo 2: clique no documento para selecioná-lo.
Passo 3: localize a opção de descarte. Esta pode aparecer no “menu de contexto” (geralmente acessado com o botão direito do mouse sobre o documento selecionado) ou como um botão específico ‘Descartar documento’ na parte inferior da tela.
Para a realização do Descarte em Lote:
Passo 1: localize os documentos que deseja descartar na lista.
Passo 2: marque a caixa de seleção (Checkbox) ao lado de cada documento que você deseja descartar simultaneamente. Você pode selecionar dois ou mais documentos.
Passo 3: localize a opção “Descartar documento”. Esta opção está habilitada na parte inferior da tela de visualização de documentos, uma vez que múltiplos documentos são selecionados.
Confirmando o Descarte
Depois de selecionar o(s) documento(s) e acionar a opção de descarte, o sistema solicitará uma confirmação para garantir que a ação é intencional.
• Para Descarte Individual ou em lote, uma mensagem de aviso será exibida: "O documento selecionado será descartado permanentemente. Deseja continuar com o descarte do documento?"
• Clique em ‘Sim’ para confirmar o descarte, ou ‘Não’ para cancelar.
O descarte do documento não ocasionará o encerramento das pendências do procurador. A pendência associada ao documento descartado permanecerá na sua fila de trabalho, permitindo que você tome outras ações, como gerar um novo documento.
Após o descarte, a tela ‘Visualização de documentos’ será automaticamente atualizada. Somente os documentos que não foram descartados permanecerão em exibição. Se, após o descarte em lote, não houver mais documentos disponíveis para visualização, a tela será fechada automaticamente.
Uma atualização deve ser realizada automaticamente na tela ‘Visualização de documentos’ e devem mantidos em exibição somente os documentos selecionados e não descartados.
A funcionalidade de descarte de documentos "em elaboração" é uma ferramenta poderosa para aprimorar a organização e a eficiência do trabalho no SAJ Procuradorias. Ela permite que os usuários mantenham o sistema limpo, removendo documentos que não são mais relevantes, foram gerados por engano ou com modelos desatualizados. Isso evita o acúmulo de "lixo" digital e facilita a localização dos documentos verdadeiramente importantes.
É fundamental reiterar que esta funcionalidade se aplica exclusivamente a documentos no status "em elaboração" e é acessível apenas a partir da tela de “Visualização de documentos”. Não é possível descartar documentos a partir de outras telas do sistema ou fluxos, nem documentos que já foram finalizados ou assinados digitalmente. Isso garante a segurança e a integridade dos registros oficiais, impedindo a exclusão acidental ou indevida de documentos já consolidados. A obrigatoriedade de permissões de acesso e o rigoroso registro de auditoria garantem que o descarte seja uma ação controlada e rastreável, reforçando a segurança dos dados e a transparência das operações. Esta medida é essencial para que o sistema continue sendo uma ferramenta confiável e eficaz no suporte às atividades dos procuradores.