Publicado em: 07/07/2025
A fase de revisão de minutas é um ponto crítico na rotina dos procuradores, onde a precisão e a qualidade documental são primordiais. Frequentemente, após a elaboração de um documento por um assessor e seu envio para revisão, o procurador identifica a necessidade de ajustes, correções ou complementos. Gerenciar essas revisões pode ser um desafio, exigindo um fluxo de comunicação claro e eficiente entre o procurador e o assessor. Para otimizar esse processo e garantir que as minutas atinjam o padrão exigido com celeridade, o SAJ Procuradorias introduz uma funcionalidade que permite a devolução de documentos para retificação diretamente da 'Tela de Visualização de Documentos'.
Esta funcionalidade visa que, os usuários procuradores, possam devolver documentos para a retificação dos assessores quando houver a identificação de algum ajuste que deva ser realizado nas minutas. Essa ferramenta oferece um mecanismo ágil e transparente para o procurador indicar as alterações necessárias, podendo inclusive enviar instruções detalhadas. Dessa forma, evita-se o acúmulo de documentos pendentes, padroniza-se o fluxo de correção e proporciona-se maior controle e flexibilidade às equipes, resultando em documentos finais de alta qualidade e um fluxo de trabalho mais dinâmico.
A funcionalidade de devolução permite que você, procurador, indique os ajustes necessários aos assessores de forma individual ou em lote, diretamente da tela de visualização. Siga as instruções abaixo para utilizar esta ferramenta:
Acessando a Tela de Visualização de Documentos
Para iniciar o processo de devolução, o primeiro passo é acessar a ‘Tela de Visualização de Documentos’. Esta tela é acionada quando você seleciona pendências em sua fila de trabalho (como a fila de ‘Documentos Aguardando Revisão’) que contêm documentos elaborados por assessores e que estão aguardando sua análise.
Identificando e Selecionando os Documentos para Retificação
Dentro da “Tela de Visualização de Documentos”, você terá acesso à lista de minutas aguardando sua revisão.
Devolução Individual:
Passo 1: localize o documento específico que necessita de retificação na lista.
Passo 2: clique sobre o documento para selecioná-lo.
Passo 3: com o documento selecionado, procure pela ação ‘Devolver para retificação’. Esta opção estará disponível na parte inferior da tela ou no “menu de contexto” (geralmente acessado com o botão direito do mouse sobre o documento).
Devolução em Lote:
Passo 1: localize os documentos que possuem teor semelhante ou que foram emitidos com o mesmo modelo e precisam de uma mesma adequação.
Passo 2: marque a caixa de seleção (checkbox) ao lado de cada um dos documentos que você deseja devolver simultaneamente. É possível selecionar dois ou mais documentos.
Passo 3: procure pela opção ‘Enviar para Retificação’. Essa ação será habilitada na interface da tela quando múltiplos documentos forem selecionados.
Inserindo as Instruções para Retificação
Depois de acionar a opção ‘Enviar para Retificação’ (seja individual ou em lote), uma nova tela será exibida para que você possa fornecer as instruções detalhadas ao assessor.
• Preencha o campo de texto disponível com suas observações e orientações para a retificação. Seja o mais claro e específico possível para garantir que o assessor compreenda as alterações necessárias.
• Monitore o contador de caracteres que será disponibilizado no campo de observação. Isso ajuda a identificar a quantidade máxima de texto que pode ser inserida.
• Atenção ao Lote: se você estiver devolvendo documentos em lote, a observação inserida será replicada em todos os documentos da lista enviados para a retificação do assessor.
Confirmando a Devolução e Acompanhando a Fila
Após inserir as observações, você confirmará a devolução.
• Clique no botão ‘Confirmar’ para finalizar a operação.
• Retorno ao Criador: o documento será automaticamente devolvido ao usuário que o criou (o assessor).
• A fila de documentos será atualizada para facilitar o acompanhamento. Os documentos devolvidos para retificação não mais aparecerão na sua fila de revisão, pois agora estão na posse do assessor para os devidos ajustes.
A funcionalidade de devolução de documentos para retificação a partir da tela ‘Visualização de Documentos’ é um recurso estratégico que eleva a eficiência do processo de revisão no SAJ Procuradorias. Ao permitir que os procuradores enviem instruções claras e específicas aos assessores, seja para um documento individual ou para um grupo de documentos, o sistema garante uma comunicação mais transparente e otimiza o tempo gasto em correções.
É fundamental reiterar que esta funcionalidade é restrita a documentos que se encontram no status "aguardando revisão" e é designada para uso por usuários com perfil de procurador, assegurando o controle e a segurança do fluxo. Documentos em outros status (como "aprovados" ou "finalizados") não podem ser devolvidos por este mecanismo. Ao centralizar e agilizar o processo de correção, o SAJ Procuradorias reafirma seu compromisso com a excelência documental e a produtividade das equipes, permitindo que os procuradores foquem em suas atividades essenciais com a certeza de que o processo de revisão é robusto e eficaz.