Atualizado em: 25/03/2021
O equilíbrio de pesos é uma funcionalidade que tem como objetivo manter a carga de trabalho dos procuradores igualitária, sendo muito utilizada nos momentos de entrada de novos procuradores em uma procuradoria/chefia/área.
Como esses procuradores iniciam sem processos atribuídos, ou seja, com peso zero no sistema, a tendência é que a distribuição automática direcionasse a esses novos procuradores todos os processos novos até que houvesse um equilíbrio entre todos os procuradores da mesma chefia/procuradoria/área já atuantes e os novos. Além de não ser justo com o procurador que ingressa, acaba sobrecarregando sua carga de trabalho.
Por este motivo, o SAJ Procuradorias oferece a funcionalidade de equilíbrio de pesos, que faz com que o procurador iniciante receba processos dos procuradores já atuantes, de forma a dividir as demandas e, assim, fazer com que todos tenham as mesmas chances de receber novos processos.
Entenda como isso funciona:
Existe uma rotina diária do sistema que identifica se existem procuradores que entraram em exercício com a opção para equilibrar os processos configurada. Caso esse procurador esteja com desequilíbrio de processos, verifica-se em que grupo de distribuição o mesmo se encontra e, a partir daí, executa- se uma reorganização de processos entre os membros daquele grupo de forma a igualar as demandas entre os procuradores. Essa rotina segue algumas etapas:
- Identificar procuradores que podem ceder processos (peso) ao procurador com menos demandas (procuradores que estão nas situações Em Exercício e Afastados Temporariamente, e que participam da distribuição automática dentro do mesmo grupo de distribuição);
- identificados os procuradores, o sistema verifica quantos processos tem cada um dos profissionais dentro do grupo de distribuição;
- a seguir realiza-se uma média de pesos: soma-se o peso de todos os procuradores participantes do grupo de distribuição com o peso do procurador que precisa ser equilibrado e divide-se pela quantidade total de procuradores (participantes do grupo + procurador equilibrado). O valor encontrado será o limite de peso para todos os procuradores;
- considerando a média encontrada, o sistema verifica se o procurador da lista de participantes pode ceder peso, ou seja, se possui peso maior que a média calculada. Em caso negativo, o mesmo é removido da lista de participantes e o sistema passa para o próximo procurador. Caso o ele tenha pesos para ceder, o sistema calcula quantos pesos podem ser retirados e vai redistribuindo os processos até que seu peso chegue na média calculada. Essa operação se repete com todos os participantes do grupo de distribuição;
- no momento em que o procurador iniciante atinge a média de processos, o equilíbrio e interrompido.
Veja como realizar o equilíbrio de um procurador.
1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.
2. Na aba Lotação do Procurador, informe a chefia (1).
3. Informe a Procuradoria (2), a Área (3) e o Procurador (4) que está iniciando;
4. Insira um novo histórico (5) do procurador, preenchendo a Data de início (6) e a situação Em exercício (7).
5. Na seção Equilíbrio de pesos (8), acione as configurações:
- Mapa de distribuições/redistribuições definitivas (opção Com processos; As pendências em aberto não serão distribuídas);
- Mapa de distribuições/redistribuições provisórias (pesos fictícios); e
- Procurador participa da distribuição automática.
6. Clique em Salvar (9).
Entenda o que significa cada opção marcada na tela de Configurações para Distribuição.
1 - Mapa de distribuições/redistribuições definitivas: Configuração que indica que o peso do procurador configurado deverá ser ajustado para que ele fique equilibrado com os demais. Existem duas opções de equilíbrio: Com processos ou Com peso fictícios. O recomendado é marcar a opção Com processos, pois, dessa forma, o equilíbrio será realizado com a redistribuição real de processos entre os procuradores. Já a opção Com pesos fictícios adiciona peso sem redistribuir processos, causando discrepâncias entre os relatórios do sistema que mostram a quantidade real de processos e o peso do procurador.
2 - A opção As pendências em aberto não serão redistribuídas deve ser marcada quando o objetivo é redistribuir apenas os processos para o procurador, mantendo as pendências dos processos com os procuradores antigos.
3 - Já a opção Mapa de distribuição/redistribuição provisória (pesos fictícios) adiciona peso fictícios na quantidade de pendências do procurador.
4 - Por fim, a opção Procurador participa da distribuição automática precisa estar marcada para que ocorra o equilíbrio do procurador.
Importante:
- A redistribuição de processos, e consequentemente o equilíbrio, só ocorre caso o procurador esteja abaixo da média. Se o procurador marcado para equilibrar estiver acima da média o sistema não removerá seu peso.
- O equilíbrio é efetuado separadamente para processos extintos, ou seja, os processos extintos são equilibrados primeiro para depois equilibrar os ativos. Isso ocorre, para evitar que a rotina que decrementa o peso de processos extintos ocasione desequilíbrios posteriores.
- O equilíbrio não leva em consideração as configurações de ajustes negativos ou ajustes positivos.
- No equilíbrio de procuradores com especialidade (órgão judicial ou matéria), a rotina observa os seguintes pontos:
- se o procurador em equilíbrio for especialista exclusivo, só participa do equilíbrio procuradores que possuem a mesma especialidade exclusiva.
- se na lista de procuradores participantes existir algum especialista não exclusivo, este não perde processos de sua especialidade a menos que o procurador em equilibro também tiver a mesma especialidade não exclusiva.
- Caso a procuradoria tenha utilizado em algum momento pesos fictícios para processos, esses pesos fictícios não são equilibrados quando é utilizado o equilíbrio por redistribuição de processos. Para equilibrar o peso fictício é necessário selecionar o procurador na aba de Pesos e marcar a opção “Equilibrar o peso do procurador”.