Configurações de distribuição e período de atividade do procurador

No SAJ Procuradorias, após o cadastro de um processo no sistema é necessário que o procurador-chefe o distribua para um procurador.

 Da mesma forma, sempre que há um pedido de redistribuição por parte de um procurador, quando há um afastamento, ou ainda, quando o procurador chefe decide rever a distribuição das demandas entre os procuradores, pode haver uma redistribuição de processos/pendências.

Tanto a distribuição quanto a redistribuição dos processos e pendências pode ocorrer de duas formas no  SAJ, podendo ser por direcionamento ou de maneira automática.

Na distribuição/redistribuição por direcionamento, o procurador-chefe faz a escolha do procurador desejado para assumir o processo ou pendência em questão; já na distribuição/redistribuição de forma automática, o procurador contemplado é sorteado conforme os critérios de peso definidos pela Procuradoria.

Confira, neste artigo, o procedimento de distribuição/redistribuição dos processos e pendências de forma automática.

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo.

2. Em seu fluxo de trabalho, localize a fila em que se encontram as solicitações de distribuição (1),  redistribuição definitiva (2) ou provisória (3). Nelas são exibidas, respectivamente, os processos e as pendências com distribuição ou solicitação de redistribuição pendentes de avaliação.

3. Depois de selecionar o processo ou pendência (1) a ser distribuído ou redistribuído, clique na opção Distribuição automática (2), localizada na barra superior de atividades.

4. Neste momento o sistema exibirá uma janela de Confirmação. Clique em Sim para confirmar a distribuição do processo.

5. Ao clicar em Sim, é possível que o sistema abra a janela Complemento, para que seja inserida alguma informação complementar relevante para a distribuição. Caso seja necessário, insira a mensagem e clique em Confirmar. Caso não seja necessário, o procedimento estará concluído e você será direcionado novamente para o Fluxo de Trabalho.

Pronto! A seguir o processo ou pendência será distribuído automaticamente para um procurador apto a atendê-lo.

Enquanto na distribuição direcionada as demandas recebidas são selecionadas pelo procurador-chefe, na distribuição automática, o procurador é selecionado aleatoriamente pelo sistema. Para que um procurador participe apenas de distribuições direcionadas pela chefia, sem participar de sorteios automáticos, é preciso excluí-lo da distribuição automática em suas configurações de histórico na chefia.

Veja neste artigo, como excluir o procurador da distribuição automática de processos.
1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática. 

2. Na janela Configurações para Distribuição, mantenha-se na aba Lotação do procurador e preencha a Chefia.

3. Em seguida, informe se necessário, a Procuradoria (1) e a Área (2). Em alguns casos, esses campos poderão ser automaticamente preenchidos pelo sistema, de acordo com a Chefia selecionada.

4. Informe o nome do Procurador (1) cuja configuração de distribuição deve ser modificada. Caso seja necessário consultar o seu código de identificação ou o seu nome, utilize a lupa localizada ao lado direito do campo. Ao clicar sobre a lupa, a tela Consulta de Procuradores irá se abrir, então selecione a opção desejada (2), e enfim clique em Selecionar (3).

5. Caso necessário, insira a data Término (1) da Situação vigente e clique no ícone ‘+’ (2) para incluir uma nova linha nova linha (3).

6. Caso o procurador esteja em exercício, desmarque a opção Procurador participa da distribuição automática.

7. Caso o procurador esteja afastado, desmarque a opção Procurador continuará participando da distribuição automática de processos.

8. Para finalizar, clique em Salvar.

Quando o responsável pelas distribuições for realizar novas distribuições, não mais será listado o nome do procurador para o recebimento de processos por meio da distribuição automática de processos.

Desincompatibilização é um período em que o procurador poderá atuar em suas demandas sem receber novas pendências, podendo o período ser anterior e/ou posterior ao afastamento temporário de um procurador. 

Entendido o conceito, veja como adicionar o período de desincompatibilização de um procurador.
1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Informe a Chefia (1) e permaneça na aba Lotação do Procurador(2).

3. Em seguida, informe, se necessário, a Procuradoria (1) e a Área (2). Em alguns casos, esses campos poderão ser, automaticamente, preenchidos pelo sistema, conforme a Chefia informada.

4. Informe, também, o nome do Procurador cujo período de desincompatibilização deve ser configurado. Para consultar o código de identificação e/ou nome completo do procurador, clique na lupa (1) ao lado do campo, ou clique no campo em branco a tecla F5 em seu do teclado.

Esta ação fará com que seja exibida a tela Consulta de Procuradores (2.). Nela, localize o procurador desejado (3), clique sobre ele e, em seguida, clique na opção Selecionar (4).

5. Uma vez inseridos os dados de identificação, informe, na seção Histórico do procurador na procuradoria/área a data de término (1) da situação atual do procurador.

Em seguida, aperte a tecla TAB do seu teclado, para carregar, automaticamente, a próxima linha da tabela.

6. Ao inserir uma nova linha, a data de início (1) é automaticamente preenchida. Selecione, então, a situação Afastado temporariamente (2).

7. Na seção Período de desincompatibilização, o sistema apresenta os campos A partir de e Aplicadas até.

8. Para definir o Período de desincompatibilização do procurador, selecione as opções x dias antes do afastamento e/ou x dias após o retorno e informe nos campos a quantidade de dias a partir dos quais, e até quando, será considerado o período.

Não é obrigatório que as duas opções sejam informadas. Caso seja informado apenas o período antes do afastamento, o retorno será mantido sem alterações; caso seja informado somente os dias pós-retorno do procurador, o sistema não aplicará a desincompatibilização para o início.

9. Ainda é possível utilizar a opção Utilizar dias corridos no lugar de dias úteis para desincompatibilização. Marque-a se julgar necessário.

Para concluir, não se esqueça de clicar em Salvar para registrar o período de desincompatibilização configurado.

No dia a dia o procurador precisa realizar diversas atividades além da análise processual, tais como reuniões, sustentações orais, viagens etc., e é importante que essas atividades sejam registradas a fim de possam ser consultadas em uma futura necessidade.  

Por esse motivo o SAJ Procuradorias disponibiliza a funcionalidade Cadastro de Atividades do Procurador. Veja como utilizá-la para registrar suas atividades.

1. Acesse o menu Arquivo e clique na opção Cadastro de Atividades do Procurador.

2. Uma vez aberta, a janela Cadastro de Atividades do Procurador exibirá os filtros que podem ser utilizados para especificar a Chefia (1), a Procuradoria (2) e a Área (3) da atividade a ser cadastrada.

3. O filtro Procurador (1) já vem preenchido considerando o usuário que está cadastrando a atividade.

4. O filtro Período da Atividade (2) estará preenchido com o período vigente, mas pode ser modificado de acordo a necessidade, para cadastrar atividades futuras, por exemplo.

5. Uma vez preenchidos os campos iniciais, informe no campo Data o dia de realização da atividade a ser cadastrada.

6. Na sequência, clique no campo Tipo (1) para exibir a janela Consulta de Atividades (2).

7. Nela, clique sobre a opção Desejada (3) e clique em Selecionar (4).

8. De volta à tela Cadastro de Atividades do Procurador, informe se necessário, observações referentes à atividade.

9. Por fim, clique em Salvar.

Seguindo essas etapas, será possível registrar e acompanhar suas atividades e demandas extraprocessuais, organizando melhor, assim, sua rotina diária.

Para uma distribuição de processos mais efetiva, o sistema SAJ Procuradorias permite que exista vínculo entre a parte contrária do processo e o procurador responsável, fazendo com que todos os processos dessa parte sejam direcionados sempre ao mesmo procurador.

É possível, porém, redistribuir um devedor e seus processos a outro procurador caso necessário. Essa  redistribuição pode ser solicitada, tanto pelo procurador do processo, quanto ser demandada diretamente pelo chefe ao avocar o processo. Em ambos os casos, o processo é apresentado no fluxo de trabalho da chefia para redistribuição definitiva.

Quando o chefe seleciona o processo para redistribuição, o sistema abre, automaticamente, a tela de Vinculação de devedores, na qual é possível vincular o devedor a outro procurador, utilizando a redistribuição automática ou direcionada no campo Tipo de distribuição.

Caso seja necessário, o procurador-chefe ou seus assessores também podem acessar a tela de Vinculação de devedores para redistribuir um devedor a outro procurador.

Confira como realizar este procedimento no sistema. 

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para Distribuição Automática.

2. Na tela de Configurações para Distribuição, preencha o campo Chefia (1) e clique na aba Vinculação devedores (2).

3. Nesta aba, informe o número do Documento ou o Nome do Devedor nos campos correspondentes e pressione a tecla TAB, para que o sistema carregue, automaticamente, os dados de vinculação do devedor em questão.

Caso não tenha o documento  ou nome completo do devedor, digite uma parte do nome no campo Nome do devedor (1) e clique na lupa para abrir a tela Consulta de Pessoas (2).

Nela, localize o devedor desejado (3) e clique em Selecionar (4).

4. De volta à tela Configurações para Distribuição, confira o documento e o nome do devedor e clique em Consultar (2).

5. Neste momento o sistema exibirá os processos do devedor nesta chefia.  Selecione aqueles que deseja redistribuir.

6.  Em seguida, informe o tipo de distribuição (1). Se o tipo de distribuição selecionado for Direcionamento, será necessário informar, também, o nome do procurador (2) que será vinculado ao devedor selecionado.

7. Por fim, informe se as pendências relacionadas ao devedor selecionado continuarão com o procurador original do processo ou se também serão redistribuídas (1) e clique em Distribuir (2).

Uma vez que o devedor é vinculado a outro procurador, todos os seus processos serão redistribuídos quando a rotina diária do sistema iniciar. 

O equilíbrio de pesos é uma funcionalidade que tem como objetivo manter a carga de trabalho dos procuradores igualitária, sendo muito utilizada nos momentos de entrada de novos procuradores em uma procuradoria/chefia/área.

Como esses procuradores iniciam sem processos atribuídos, ou seja, com peso zero no sistema, a tendência é que a distribuição automática direcionasse a esses novos procuradores todos os processos novos até que houvesse um equilíbrio entre todos os procuradores da mesma chefia/procuradoria/área já atuantes e os novos. Além de não ser justo com o procurador que ingressa, acaba sobrecarregando sua carga de trabalho.

Por este motivo, o SAJ Procuradorias oferece a funcionalidade de equilíbrio de pesos, que faz com que o procurador iniciante receba processos dos procuradores já atuantes, de forma a dividir as demandas e, assim, fazer com que todos tenham as mesmas chances de receber novos processos.

Entenda como isso funciona:

Existe uma rotina diária do sistema que identifica se existem procuradores que entraram em exercício com a opção para equilibrar os processos configurada. Caso esse procurador esteja com desequilíbrio de processos, verifica-se em que grupo de distribuição o mesmo se encontra e, a partir daí, executa- se uma reorganização de processos entre os membros daquele grupo de forma a igualar as demandas entre os procuradores. Essa rotina segue algumas etapas:

• Identificar procuradores que podem ceder processos (peso) ao procurador com menos demandas (procuradores que estão nas situações Em Exercício e Afastados Temporariamente, e que participam da distribuição automática dentro do mesmo grupo de distribuição);
• identificados os procuradores, o sistema verifica quantos processos tem cada um dos profissionais dentro do grupo de distribuição;
• a seguir realiza-se uma média de pesos: soma-se o peso de todos os procuradores participantes do grupo de distribuição com o peso do procurador que precisa ser equilibrado e divide-se pela quantidade total de procuradores (participantes do grupo + procurador equilibrado). O valor encontrado será o limite de peso para todos os procuradores;
• considerando a média encontrada, o sistema verifica se o procurador da lista de participantes pode ceder peso, ou seja, se possui peso maior que a média calculada. Em caso negativo, o mesmo é removido da lista de participantes e o sistema passa para o próximo procurador. Caso o ele tenha pesos para ceder, o sistema calcula quantos pesos podem ser retirados e vai redistribuindo os processos até que seu peso chegue na média calculada. Essa operação se repete com todos os participantes do grupo de distribuição;
• no momento em que o procurador iniciante atinge a média de processos, o equilíbrio e interrompido.

Veja como realizar o equilíbrio de um procurador.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Na aba Lotação do Procurador, informe a chefia (1).

3. Informe a Procuradoria (2), a Área (3) e o Procurador (4) que está iniciando;

4. Insira um novo histórico (5) do procurador, preenchendo a Data de início (6) e a situação Em exercício (7).

5. Na seção Equilíbrio de pesos (8), acione as configurações: 
- Mapa de distribuições/redistribuições definitivas (opção Com processos; As pendências em aberto não serão distribuídas); 
- Mapa de distribuições/redistribuições provisórias (pesos fictícios); e
- Procurador participa da distribuição automática.

6. Clique em Salvar (9).

Importante:

• A redistribuição de processos, e consequentemente o equilíbrio, só ocorre caso o procurador esteja abaixo da média. Se o procurador marcado para equilibrar estiver acima da média o sistema não removerá seu peso.
• O equilíbrio é efetuado separadamente para processos extintos, ou seja, os processos extintos são equilibrados primeiro para depois equilibrar os ativos. Isso ocorre, para evitar que a rotina que decrementa o peso de processos extintos ocasione desequilíbrios posteriores.
• O equilíbrio não leva em consideração as configurações de ajustes negativos ou ajustes positivos.
• No equilíbrio de procuradores com especialidade (órgão judicial ou matéria), a rotina observa os seguintes pontos:
  • se o procurador em equilíbrio for especialista exclusivo, só participa do equilíbrio procuradores que possuem a mesma especialidade exclusiva.
  • se na lista de procuradores participantes existir algum especialista não exclusivo, este não perde processos de sua especialidade a menos que o procurador em equilibro também tiver a mesma especialidade não exclusiva.
• Caso a procuradoria tenha utilizado em algum momento pesos fictícios para processos, esses pesos fictícios não são equilibrados quando é utilizado o equilíbrio por redistribuição de processos. Para equilibrar o peso fictício é necessário selecionar o procurador na aba de Pesos e marcar a opção “Equilibrar o peso do procurador”.

Cada processo possui um peso no Sistema SAJ Procuradorias a fim de equilibrar a carga de trabalho entre os procuradores. Quando um processo é designado a um procurador, seu peso também é conferido ao profissional. Já quando o processo é arquivado ou extinto, o sistema possui mecanismos para decrementar o peso do procurador, ou seja, retirar-lhe o peso do processo. 

Porém, mesmo após a extinção ou arquivamento de um processo, seu peso não será decrementado imediatamente. Existe uma rotina que será executada periodicamente no sistema para decrementar o peso de processos extintos dos procuradores de cada chefia e grupo de distribuição ao qual estiverem vinculados. Dessa forma, cada chefia poderá determinar, por meio de configuração, se a rotina será executada e, em caso afirmativo, determinar a quantidade mínima de processos que a rotina deve observar para efetuar o decremento dos pesos dos procuradores.

Enquanto todos os procuradores do grupo de distribuição não atingirem o valor configurado, o decremento não será realizado. Isso ocorre para que procuradores que arquivam muitos processos não sejam prejudicados com o recebimento de grandes quantidades de novos processos.

Confira neste artigo como configurar o decremento do peso de processos extintos no SAJ Procuradorias.

1. No SAJ ADM, acesse menu Apoio, submenu Cadastros e selecione a opção Chefias.

2. O sistema abrirá a janela Cadastro de Chefias. Esta tela possui duas abas: Tabela e Formulário. Permaneça na aba Tabela e selecione a chefia para a qual você deseja configurar o decremento de peso de processos extintos ou arquivados.

3. Depois de selecionar a chefia, clique na aba Formulário (1) para abrir as opções de configuração e, em seguida, clique na aba Distribuição (2).

4. Localize o seccionamento Processos Extintos. Clique na opção Decrementar peso ao atingir (1) para habilitá-la, e no espaço disponível insira a quantidade mínima de processos que devem ser extintos para que o sistema comece a calcular o decremento de pesos do procurador.

5. Após finalizar a configuração de decremento de pesos, clique em Salvar (2) para registrar as alterações no sistema.

Vale lembrar que cada Chefia deverá definir o valor mínimos de processos arquivados para que o sistema realize o decremento dos pesos de todos os procuradores da unidade.

A variável de distribuição, conhecida como vardist, é um conjunto de informações que formam um núme-ro inteiro. Este número tem por objetivo a identificação de locais aptos a atender as mais diversas de-mandas do SAJ Procuradorias, exemplos: local de atuação do procurador, local de cadastro de processo, local que responderá um pedido, e outros.

A vardist é formada pelos códigos da Procuradoria (1), Área (2) e Chefia (3), que são inseridos na tela de Critérios de Distribuição do SAJ/ADM (menu Apoio, opção Configurações, opção Critérios de Distribuição).

Para colocar uma vardist fora de uso, basta remover a chefia.

 

Quando um procurador se encontra afastado temporariamente, sem participar da distribuição automática, sua quantidade de processos fica menor que a dos outros procuradores. No momento de seu retorno, então, é indicada a utilização do equilíbrio de pesos para igualar essa quantidade, evitando, assim, sobrecarga de alguns procuradores e baixa carga de processos para outros.

Veja a seguir como equilibrar o peso de um procurador no retorno de seu afastamento temporário SAJ Procuradorias.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Na janela Configurações para Distribuição, mantenha-se na aba Lotação do procurador e informe a Chefia (1), a Procuradoria (2) e a Área (3) de atuação do procurador. Se for necessário consultar o seu código de identificação e a sua descrição, utilize a lupa localizada ao lado, ou dê um clique do mouse sobre este campo e pressione o atalho F5do teclado.

3. Informe, também, o nome do Procurador que deverá ter seu peso equilibrado. Se for necessário consultar o código de identificação e o nome, utilize a lupa localizada ao lado, ou dê um clique do mouse sobre este campo e pressione o atalho F5 do teclado.

4. Depois de inserir os dados de identificação do procurador, é necessário preencher a data de término (1) do afastamento e, na sequência, clique em Incluir (2)(botão representado por um sinal de mais no lado direito do campo) para inserir um novo histórico. 

5. Feito isso, o sistema exibirá uma nova linha para inserção do histórico. Informe a Data de início (1) e a Situação (2), deixando em branco a data de término.

6. Após inserir a data de início do histórico e definir a situação Em exercício, o sistema habilita algumas opções que devem ser marcadas para que seja realizado o equilíbrio de pesos do procurador. Vejamos abaixo:

6.1 Na seção Equilíbrio de pesos, marque a opção Mapa de distribuição/redistribuição definitivas.

6.2 Após ativar a opção supracitada, o sistema apresenta duas possibilidades de equilíbrio de pesos: Com processos e Com pesos fictícios.

6.2.1 Com processos: recomenda-se marcar esta opção, pois, dessa forma, o equilíbrio é realizado com a redistribuição real de processos entre os procuradores da banca. Com este tipo de equilíbrio o procurador ficará com a média de processos igual a dos demais procuradores.

6.2.2 Com pesos fictícios: esta opção adiciona peso fictício sem redistribuir processos na banca, gerando o equilíbrio em pesos, porém causando discrepâncias entre a quantidade real de processos do procurador e o peso exibido em seu mapa. Com este tipo de equilíbrio se garante um equilíbrio para as próximas distribuições, mesmo que a quantidade de processos entre os procuradores seja distinta.

A ilustração a seguir permite compreender as diferenças lógicas entre o procedimento de equilíbrio de pesos com processos e pesos fictícios.

6.3 A opção As pendências em aberto não serão redistribuídas deve ser marcada quando o objetivo é equilibrar com processos, porém sem afetar as pendências em aberto, mantendo-as com o procurador atual.

 6.4 Já a opção Mapa de distribuição/redistribuição provisória (pesos fictícios) adiciona pesos fictícios na quantidade de pendências do procurador e serve para fazer o equilíbrio de pesos também no mapa de pendências.

 6.5 Lembre-se de que a opção Procurador participa da distribuição automática precisa estar marcada para que ocorra o equilíbrio do procurador, pois a rotina de equilíbrio é feita de forma automática.

7. Ainda nessa tela de Configuração é possível inserir um Ajuste para o mapa de pesos das distribuições.

Os ajustes são utilizados para aumentar ou diminuir a carga de processos do procurador em exercício. Por exemplo: um procurador que também possua a função de chefe não pode assumir uma carga de processos igual ao dos outros procuradores. Neste sentido, em algum momento, pode ser necessário realizar o ajuste para mapa de pesos de distribuições, que permite duas opções: 

• Ajuste das Distribuições Definitivas: utilize esta opção para ajustar o peso do procurador nos grupos de distribuição de processos.
• Ajuste nas Provisórias (Intimações): utilize esta opção para ajustar o peso do procurador nos grupos de distribuição de pendências.

Para configurar, selecione o tipo de distribuição que será realizado no ajuste, Definitivas ou Provisórias (Intimações) (1), selecione o Grupo de distribuição (2)e clique em Inserir (3) (botão representado por um sinal de mais na lateral direita do campo).

8. Neste momento, uma nova linha será exibida na tabela logo abaixo do campo Grupo de distribuição. Nela informe a Data de início (1), o Valor do ajuste (2) em numeral e o Motivo (3).

9. Para finalizar, não se esqueça de clicar em Salvar, no canto inferior esquerdo da tela, para registrar no sistema a configuração realizada.

Garantir o equilíbrio de pesos na banca de procuradores é essencial para que nenhum procurador fique sobrecarregado. A decisão de utilizar o equilíbrio com processos ou o equilíbrio fictício é da procuradoria, entretanto vale ressaltar que o uso misto de equilíbrios pode ocasionar discrepâncias nos mapas de peso. Convém compreender bem cada um dos tipos e optar sempre pela mesma forma de equilíbrio.

 

O SAJ Procuradorias possui uma funcionalidade específica para distribuição de processos para procuradores especialistas que pode ser configurada tanto por tipo de ação do processo quanto por assunto. Essa configuração permite que o sistema apresente apenas os procuradores que participam de uma determinada especialidade no momento da distribuição automática. Dessa forma, o procurador-chefe não precisa se preocupar em direcionar o processo para um procurador específico.

Para saber como configurar a distribuição de processos para especialistas, execute os passos descritos neste artigo.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para Distribuição Automática.

2. Na janela Configurações para Distribuição, informe a Chefia de atuação do procurador (1) e, em seguida, acesse a aba Especialidades (2).

3. É possível que, após informar a Chefia, os campos Procuradoria (1) e Área (2) sejam automaticamente preenchidos pelo sistema. Caso isso não ocorra, preencha esses campos.

4. Informe também o nome do Procurador especialista.

5. Após informar o nome do Procurador, informe a Especialidade do mesmo no campo Tipo de ação / procedimento (1) e, se for o caso, especifique o Assunto (2).

6. Após informar a especialidade, se necessário, marque a opção O procurador atuará exclusivamente em processos de sua especialidade. 

7. Para finalizar, não esqueça de clicar em Salvar para armazenar as informações no sistema.

 A configuração foi realizada e, a partir deste momento, sempre que houver uma distribuição automática o sistema apresentará como candidatos a receber o processo apenas os procuradores que atuam naquela especialidade.