Publicado em: 30/11/2020
Sempre que um procurador precisar encaminhar um ofício a algum órgão externo à Procuradoria e/ou que não possua acesso ao SAJ, tais como departamentos, secretarias e etc., pode contar com o apoio do SAP (Setor de Apoio ao Procurador). O SAP tem como atribuição auxiliar o procurador em suas demandas diárias e, neste caso, elaborará o documento e fará o envio ao órgão de destino.
Veja, neste artigo, como você, integrante do SAP, pode elaborar e encaminhar o ofício para atender à solicitação do procurador, utilizando, para isso, seu fluxo de trabalho da chefia.
O Primeiro passo é alocar-se na demanda de elaboração do ofício, ou designá-la a um assessor. Para isso:
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho da Chefia.
2. Uma vez aberto o fluxo, localize a guia Ofícios.
A guia de Ofícios também pode ser acessada diretamente por meio do link Existem ‘X’ pedidos de elaboração de ofício pendentes em sua área de trabalho
2. Na aba de ofícios, selecione o processo para qual será elaborado o ofício, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1), e no menu que se abrirá, clique na opção Alocar pedido (2) para responsabilizar-se pela elaboração.
3. Caso deseje encaminhar esse pedido para outro assessor, em vez de clicar na opção Alocar pedido, clique na opção Definir assessor (2).
4. Neste momento, a janela Definir Responsável será aberta para que um assessor seja selecionado. Clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Responsável para visualizar a lista de Assessores elegíveis. Na janela Consulta de Usuários (2), selecione o usuário desejado (3) e clique em Selecionar (4).
5. Com o responsável selecionado, ainda na janela Definir Responsável, informe, no campo Observações (1), as orientações necessárias ao assessor que receberá a incumbência. Na sequência, clique em Confirmar (2).
6. Com o pedido alocado, cabe a você, ou ao usuário designado, clicar novamente com o botão direito do mouse sobre a demanda de elaboração do ofício (1), porém desta vez na seção abaixo, intitulada Ofícios em elaboração, e no menu que se abrirá, clicar ne a opção Elaborar ofício (2).
7. O sistema exibirá, então, a tela de Emissão de Documentos com a categoria OfíciosClique na lupa do campo Modelo (1) para exibir a lista de modelos disponíveis.
8. Na janela Consulta Modelos de Documentos (2), selecione a opção mais adequada (3) e, em seguida, clique em Selecionar (4).
9. De volta à tela de Emissão de Documentos clique em Editar para prosseguir.
10. Neste momento, o sistema exibirá, no editor de textos, o modelo de Ofício selecionado. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.
11. Na tela de Finalização do Documento é possível imprimir o Ofício habilitando o checkbox Imprimir o documento (1) e também já Encerrar o pedido de ofício (2) selecionando os checkbox correspondentes. Após selecionadas as opções desejadas, clique em Finalizar (3).
Caso você tenha habilitado a opção imprimir documento, após clicar no botão de finalização, o sistema exibirá a tela de Configurações de Impressão para seleção de uma impressora que esteja instalada ou impressora PDF para salvar como arquivo na sua máquina.
12. Após a finalização do documento, não se esqueça de encerrar o pedido que foi atendido. Para isso, de volta ao Fluxo de Trabalho da Chefia, selecione o pedido na seção de Ofícios em Elaboração, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, a seguir, clique na opção Encerrar pedido (2).
Uma vez que o pedido seja encerrado pela equipe de apoio (SAP), o processo sairá do fluxo da chefia e retornará ao procurador com status da solicitação alterado para Atendido , e o Ofício será disponibilizado na pasta digital do processo.