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Como é gerado o conflito de competência no fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-4
Publicado/Atualizado em: 04/01/2021No SAJ Procuradorias, durante o andamento de um processo dentro de uma chefia, podem existir casos em que o procurador do processo e o chefe considerem que o processo deve ter seu andamento em outra chefia. Nessas situações, é realizado um Encaminhamento entre chefias.
Quando esse processo chega na outra chefia, o chefe pode aceitá-lo ou recusá-lo. Caso ocorra a recusa, então é gerado o Conflito de Competência, situação em que o chefe superior das duas chefias irá avaliar a quem pertence o processo.
ObservaçãoA criação do conflito de competência está condicionada à configuração das chefias envolvidas no encaminhamento, que devem ser aptas a enviar encaminhamento de processos para chefia superior, que também deve estar configurada para trabalhar com encaminhamento entre chefias.
Saiba maisVeja como realizar o encaminhamento de processos entre chefias no artigo:
Como encaminho um processo para outra chefia pelo workflow do SAJ Procuradorias?
Como encaminho um processo para outra chefia pelo Fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?
Pelo sistema, o conflito de competência pode acontecer pelo fluxo de trabalho (workflow) ou pelo fluxo de trabalho da chefia. Neste artigo, vamos ver como ocorre o desdobramento do conflito de competência pelo fluxo de trabalho da chefia, acompanhe a seguir.
1. Clique no menu Processos e acesse a opção Fluxo de Trabalho da Chefia para abrir o painel do chefe.
2. Como o processo já foi encaminhado por outra chefia, ele se encontra na aba de Encaminhamentos (1) para que possa ser avaliado.
3. Localize o(s) processo(s) que precisa(m) ser avaliado(s). Após selecioná-lo (2), clique com o botão direito do mouse sobre ele. Essa ação fará com que um menu de contexto com as opções de aceitar ou recusar o recebimento do processo seja exibido. Clique em Recusar Processo (3).
4. Ao clicar em Recusar processo, será aberta a janela de Emissão de Documentos com a Categoria (1) de geração do conflito ou recusa de encaminhamento para ser apreciado pelo chefe superior já selecionada.ObservaçãoVale ressaltar que a nomenclatura dos termos é configurável e pode variar de uma procuradoria para a outra.
5. Na sequência será necessário informar o Modelo. Para tanto, clique na lupa (2) disponível ao lado do campo a fim de sejam exibida a janela de opções disponíveis.
6. Na janela Consulta Modelos de Documento (3), selecione a opção desejada (4) e, por fim, clique em Selecionar (5), no canto inferior esquerdo da tela.
7. De volta á tela Emissão de Documentos, clique em Editar para elaborar o documento de recusa do processo.
8. Neste momento, o Editor de Textos será exibido com o documento selecionado. Faça as alterações necessárias e conclua o documento por meio da opção Finaliza o Documento Atual, na barra de ferramentas da lateral esquerda da tela. Feito isso, o chefe da superior receberá o conflito de competência para avaliação.
9. Ao clicar no ícone supracitado, o sistema abre a janela de Finalização de Documento. Marque ou desmarque as opções de assinatura eletrônica ou impressão do documento conforme procedimento realizado em sua procuradoria em por fim, clique em Finalizar.
Finalizado o documento, a recusa foi feita e, portanto, o conflito foi criado. A partir de agora, o chefe da superior receberá o processo na aba de Encaminhamentos (1), na seção Conflito de competência suscitado (2).
10. Também haverá uma notificação na área de trabalho, indicando quantos conflitos de competência foram suscitados. Basta clicar no link para abrir o painel.
11. No papel de procurador-chefe da superior, indique quem receberá o processo. Para isso, localize-o na fila (1) de conflitos, clique sobre ele com o botão direito do mouse para abrir o menu de contexto e, nele, clique na opção Definir chefia responsável (2).
12. Ao clicar em Definir chefia responsável, a janela Emissão de Documentos é aberta para escolha do Modelo de documento (1) e da chefia subordinada (Área, Procuradoria e Chefia) (2). Uma vez realizadas as escolhas, clique em Editar(3) para realizar as alterações necessárias no modelo selecionado.13. Após realizar as alterações necessárias, conclua o documento por meio da opção Finaliza o Documento Atual, na barra de ferramentas da lateral esquerda da tela.
14. Ao clicar no ícone indicado, o sistema abre a janela de Finalização de Documento. Marque ou desmarque as opções de assinatura eletrônica ou impressão do documento conforme procedimento realizado em sua procuradoria e, por fim, clique em Finalizar.
Pronto! Quando o documento é finalizado, o conflito de competência está resolvido e a chefia escolhida receberá o processo em questão. O conflito de competência permite que a chefia superior intervenha quando há recusa no encaminhamento de processos em suas subordinadas. Ele é a maneira que o SAJ disponibiliza para que se resolva quem atuará com um determinado processo.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como transformar um Pedido de Redistribuição Provisória em Redistribuição Definitiva por meio do Fluxo de Trabalho da chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.11-31
Publicado em: 30/11/2020Por vezes o procurador Chefe e seus Assessores, recebem solicitações de Redistribuição Provisória que, na verdade, tratam-se de situações em que a solicitação correta seria de Redistribuição Definitiva. São casos corriqueiros no cotidiano do procurador Chefe e de seus Assessores, onde não só a pendência deve ser redistribuída, mas também o processo referente a ela, pois podem constar em procuradoria/área e/ou com procurador(a) indevidos.
No SAJ Procuradorias é possível converter um pedido de Redistribuição Provisória em Redistribuição Definitiva de forma rápida e prática. Veja como neste artigo.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Localize e acesse, no Fluxo de Trabalho da Chefia, a guia provisória.
3. Na guia de Redistribuição Provisória, localize e selecione a solicitação/pendência que deverá ser encaminhada para a Redistribuição Definitiva, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, na sequência, clique na opção Enviar para a redistribuição definitiva (2).
4. O processo, neste momento, sairá da aba de Redistribuição Provisória e será encaminhado para a aba de Redistribuição Definitiva.5. Em seguida, acesse a aba correspondente à Definitiva (1) no seu Fluxo de Trabalho da Chefia e, localize o processo em questão(2). Ao clicar com o botão direito do mouse sobre ele, você verá as opções de que dispõem, com o processo agora em Redistribuição Definitiva. São possíveis os seguintes trâmites (3):
- Distribuir para outro procurador (da mesma chefia, de forma automática ou direcionada);
- Solicitar encaminhamento (solicitação à chefia superior);
- Encaminhar outra Chefia (para casos onde possui chefias vinculadas na mesma hierarquia);
- Definir Chefia/Procuradoria (quando for responsável por uma outra chefia vinculada);
- Alterar área (apenas altera a área se a chefia atuar em mais de uma área).
Pronto! O pedido de redistribuição provisória foi transformado em pedido de redistribuição definitiva e, a partir de agora, cabe a você determinar o que fazer com ele após a conversão .ObservaçãoSe o processo possuir mais de um incidente cadastrado (subprocessos), quando houver a conversão do pedido de redistribuição provisória em definitiva, apenas o processo que está vinculado à pendência de que partiu a solicitação será redistribuído.
Esse recurso facilita o trabalho do procurador chefe e assessores, pois não precisará de uma nova solicitação para conseguir redistribuir o processo, com um único clique, a solicitação de Redistribuição Provisória inicialmente encaminhada pelo procurador da pendência, será convertida em uma nova solicitação de Redistribuição Definitiva no Fluxo de Trabalho da Chefia.Saiba maisPara entender mais sobre as diferentes formas de Distribuição e encaminhamento de processos, acesse os artigos abaixo:
Como encaminho um processo para outra chefia pelo Fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como responder uma Solicitação de Ofício a SAP no Fluxo de Trabalho da Chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.11-22
Publicado em: 30/11/2020Sempre que um procurador precisar encaminhar um ofício a algum órgão externo à Procuradoria e/ou que não possua acesso ao SAJ, tais como departamentos, secretarias e etc., pode contar com o apoio do SAP (Setor de Apoio ao Procurador). O SAP tem como atribuição auxiliar o procurador em suas demandas diárias e, neste caso, elaborará o documento e fará o envio ao órgão de destino.
Veja, neste artigo, como você, integrante do SAP, pode elaborar e encaminhar o ofício para atender à solicitação do procurador, utilizando, para isso, seu fluxo de trabalho da chefia.
O Primeiro passo é alocar-se na demanda de elaboração do ofício, ou designá-la a um assessor. Para isso:
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho da Chefia.
2. Uma vez aberto o fluxo, localize a guia Ofícios.
DicaA guia de Ofícios também pode ser acessada diretamente por meio do link Existem ‘X’ pedidos de elaboração de ofício pendentes em sua área de trabalho
2. Na aba de ofícios, selecione o processo para qual será elaborado o ofício, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1), e no menu que se abrirá, clique na opção Alocar pedido (2) para responsabilizar-se pela elaboração.
3. Caso deseje encaminhar esse pedido para outro assessor, em vez de clicar na opção Alocar pedido, clique na opção Definir assessor (2).
4. Neste momento, a janela Definir Responsável será aberta para que um assessor seja selecionado. Clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Responsável para visualizar a lista de Assessores elegíveis. Na janela Consulta de Usuários (2), selecione o usuário desejado (3) e clique em Selecionar (4).
5. Com o responsável selecionado, ainda na janela Definir Responsável, informe, no campo Observações (1), as orientações necessárias ao assessor que receberá a incumbência. Na sequência, clique em Confirmar (2).
6. Com o pedido alocado, cabe a você, ou ao usuário designado, clicar novamente com o botão direito do mouse sobre a demanda de elaboração do ofício (1), porém desta vez na seção abaixo, intitulada Ofícios em elaboração, e no menu que se abrirá, clicar ne a opção Elaborar ofício (2).
7. O sistema exibirá, então, a tela de Emissão de Documentos com a categoria OfíciosClique na lupa do campo Modelo (1) para exibir a lista de modelos disponíveis.
8. Na janela Consulta Modelos de Documentos (2), selecione a opção mais adequada (3) e, em seguida, clique em Selecionar (4).
9. De volta à tela de Emissão de Documentos clique em Editar para prosseguir.
10. Neste momento, o sistema exibirá, no editor de textos, o modelo de Ofício selecionado. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.
11. Na tela de Finalização do Documento é possível imprimir o Ofício habilitando o checkbox Imprimir o documento (1) e também já Encerrar o pedido de ofício (2) selecionando os checkbox correspondentes. Após selecionadas as opções desejadas, clique em Finalizar (3).
ObservaçãoCaso você tenha habilitado a opção imprimir documento, após clicar no botão de finalização, o sistema exibirá a tela de Configurações de Impressão para seleção de uma impressora que esteja instalada ou impressora PDF para salvar como arquivo na sua máquina.
12. Após a finalização do documento, não se esqueça de encerrar o pedido que foi atendido. Para isso, de volta ao Fluxo de Trabalho da Chefia, selecione o pedido na seção de Ofícios em Elaboração, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, a seguir, clique na opção Encerrar pedido (2).
Uma vez que o pedido seja encerrado pela equipe de apoio (SAP), o processo sairá do fluxo da chefia e retornará ao procurador com status da solicitação alterado para Atendido , e o Ofício será disponibilizado na pasta digital do processo.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como rejeito uma solicitação de redistribuição no fluxo de trabalho da chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-21
Atualizado em: 29/06/2020Quando uma solicitação de redistribuição é realizada, o procurador-chefe tem a opção de aceitá-la ou de rejeitá-la. Uma solicitação de redistribuição é rejeitada quando procurador-chefe julga necessário que o procurador permaneça com o processo ou com a pendência.
Confira, a seguir, como uma solicitação de redistribuição pode ser rejeitada.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Acesse a aba que contém as solicitações de Redistribuição definitiva ou provisória (1). Nelas são exibidas, respectivamente, os processos e as pendências com solicitação de redistribuição. Para manter o processo ou a pendência com o procurador atual, rejeitando o pedido de redistribuição, clique com o botão direito do mouse sobre o pedido (2) e selecione no menu de contexto a opção Manter com o procurador atual (3).
ObservaçãoPara realizar esse trâmite, é necessário que o usuário tenha o perfil de Procurador-chefe no sistema.
3. O sistema abre a janela Observações, contendo uma caixa de texto, na qual deve ser informada a justificativa pela qual a demanda não poderá ser redistribuída. Em seguida, clique em Salvar para concluir.
Após realizado trâmite para manter o processo ou pendência com o procurador, a demanda voltará para o fluxo do procurador atual, onde poderá visualizar a tratativa dada a solicitação pelo procurador-chefe.
Saiba maisConfira algumas dicas de distribuição e encaminhamento de processos e pendências nos materiais a seguir:
Como encaminho um processo para outra chefia pelo Fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?
Como encaminho uma pendência para outra chefia no fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?
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Como redistribuo um processo sem um pedido de redistribuição no SAJ Procuradorias (fluxo de trabalho da chefia)?Versão do sistema: 5.1.1-15
Publicado em: 05/09/2020Por vezes, pode ser que o chefe identifique a necessidade de redistribuir um processo antes mesmo de existir um pedido de redistribuição provisória, e seja necessário recuperar um processo já distribuído. Esta situação pode ocorrer, por exemplo, quando o chefe deseja remanejar um processo de um procurador que está afastado temporariamente; ou quando houve uma distribuição direcionada que acabou elevando muito o peso do procurador. Quando isso ocorre, é necessário colocar o processo para redistribuição. No SAJ, o nome deste procedimento chama-se Avocar, vamos ver como fazer isso no sistema?
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Por padrão, o sistema abre o Fluxo de Trabalho Chefia na aba Pesos. Localize a aba Redistribuição definitiva (1) e clique no ícone de inserir (2), localizado à direita da tela.3. Ao clicar no ícone de inserir, o sistema abre a tela Consulta de Processos Judiciais. Você pode consultar pelo processo que deseja redistribuir utilizando o Nosso Nº ou Outro Nº (1). Caso não saiba o número do processo, utilize qualquer outro campo disponível para realizar a consulta, como o Período de cadastramento(2), a área de atuação(3) ou a chefia(4), por exemplo. Quanto mais parâmetros forem informados, mais refinado será o resultado, além de não onerar a consulta. Depois de inserir os dados, clique em Consultar(5).
4. Depois de realizar a consulta, o resultado aparecerá na aba Resultado(1). Localize e selecione o processo desejado(2), ativando o checkbox. Em seguida, clique em Selecionar(3), localizado no canto inferior esquerdo da janela.5. Selecionando o processo, ele será disponibilizado na aba de Redistribuição definitiva do fluxo de trabalho da chefia.
Depois de avocado, o processo estará disponível para redistribuição. Do mesmo modo que um processo que recebeu pedido de redistribuição definitiva, o chefe poderá manter o processo com o procurador atual, redistribuir de forma automática ou direcionada a outro procurador, encaminhar a outras chefias ou até mesmo redefinir a procuradoria e área do processo.Saiba maisConheça nossos materiais sobre distribuição e redistribuição de processos por meio do fluxo de trabalho da chefia:
Como distribuo/redistribuo um processo de forma direcionada?
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Como recomendar uma dispensa de recurso por meio do Fluxo de trabalho da chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-35
Publicado em: 19/06/2020Sempre que um procurador recebe uma intimação e identifica que não cabe entrar com recurso para interposição ou elaborar manifestação em atendimento, pode solicitar ao seu superior a dispensa de recurso. Uma vez realizado, o pedido, entrará no Fluxo de trabalho da chefia e o procurador-chefe ou assessor da chefia deverá apreciará a solicitação, decidindo pelo deferimento ou indeferimento, ou ainda, fazer uma recomendação à instância superior, para que decida.
Veja neste artigo, como recomendar uma dispensa de recurso por meio do Fluxo de trabalho da chefia no SAJ Procuradorias.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.2. Na tela do Fluxo de Trabalho Chefia, clique na aba Disp. recurso, na parte superior da tela.
Dica- Para que o procurador-chefe ou assessor da chefia consiga realizar ações na solicitação, faz-se necessário Alocar o pedido. Desta forma, a solicitação ficará alocada em seu usuário e o mesmo poderá realizar a recomendação.
- Na parte superior da aba Disp. Recurso, localizam-se os Pedidos aguardando avaliação, ou seja, pedidos que anda não foram alocados por nenhum usuário. Já na parte inferior encontram-se os Pedidos em Avaliação; aqueles que já estão alocados para algum usuário, que por sua vez tomará as medidas necessárias.
3. Clique com o botão direito em cima do pedido que deseja recomendar(1) e, no menu que será exibido, clique na opção Alocar Pedido (2).
4. Uma vez alocado, o pedido será movido para o campo Pedidos em avaliação, alocado para o usuário que está realizando a ação. Para recomendar, clique com o botão direito do mouse em cima da linha correspondente à solicitação(1) e, no menu que se abrirá, escolha a opção Recomendar deferimento ou Recomendar indeferimento (2), de acordo com a sua análise.DicaCaso tenha alocado o pedido incorreto, clique sobre ele com o botão direito do mouse e, a seguir, clique na opção Desalocar Pedido.
AtençãoNo campo Pedidos em avaliação, após selecionar a linha correspondente à solicitação, e clicar com o botão direito do mouse, haverá a opção Confirmara Leitura. Essa opção NÃO deve ser selecionada, pois caso seja, a solicitação será encerrada no Fluxo de Trabalho Chefia e não poderá mais ser apreciada pelo procurador-chefe ou assessor da chefia.
5. Após escolher a recomendação, o sistema abrirá a tela de Emissão de Documentos com a Categoria de recomendação já selecionada. Clique na lupa ao lado do campo Modelo (1), para exibir a lista de opções disponíveis.6. Na janela Consulta de Modelos de Documentos, selecione o modelo de recomendação mais adequado à sua necessidade clicando sobre ele(2) e, por fim, e clique em Selecionar (3).
DicaA tela de Consulta de Modelos de Documentos listará todos os modelos da Instituição e, ainda, os modelos vinculados ao seu gabinete. Para facilitar a busca pelo modelo desejado você pode utilizar os campos em branco na parte superior da tela, digitando neles parte do nome do documento que você procura, e o sistema filtrará os modelos que atendem à condição indicada.
DicaNo canto inferior esquerdo da tela Consulta de Modelos de Documentos existe a opção Visualizar também os modelos da instituição vinculados a outras chefias. Com esta opção marcada, o sistema trará mais modelos disponíveis em outras chefias que poderão ser utilizados.
7. De volta à tela Emissão de Documentos, repare que agora o sistema traz alguns dados do processo. Para prosseguir, clique em Editar.
8. Neste momento, o sistema abrirá o Editor de textos com o modelo escolhido aberto.Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.
9. Na janela de Finalização de Documento, clique em Finalizar.
Após a recomendação, o pedido sairá de seu Fluxo de trabalho da chefia, sendo encaminhado ao seu superior, que será notificado e procederá a avaliação do pedido.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias - Para que o procurador-chefe ou assessor da chefia consiga realizar ações na solicitação, faz-se necessário Alocar o pedido. Desta forma, a solicitação ficará alocada em seu usuário e o mesmo poderá realizar a recomendação.
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Como faço a distribuição provisória de uma pendência, de forma direcionada, no fluxo de trabalho da chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.1.0-87
Publicado em: 04/02/2019O procurador-chefe é responsável por realizar as redistribuições provisórias dentro do sistema SAJ. Sempre que um procurador da banca solicita a redistribuição de uma pendência, ou quando o próprio chefe decide avocá-la, ela passa a ser exibida no Fluxo de Trabalho da Chefia.
Este artigo tem por objetivo explicar como realizar o direcionamento destas pendências. Acompanhe.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Por padrão, o sistema abrirá o Fluxo de Trabalho da Chefia na aba Pesos. Localize a aba de Redistribuição provisória.
3. Na coluna Sel., localize e selecione a pendência que deve ser distribuída.
4. Depois de selecionar a pendência, localize no inferior da tela a seção Distribuir para e, no campo Tipo de distribuição, clique na seta para baixo e escolha a opção Direcionamento.
5. Em seguida, se necessário, informe a Procuradoria.
ObservaçãoO campo Procuradoria será, automaticamente, preenchido pelo sistema quando o usuário possuir permissão para distribuir a pendência selecionada em uma única procuradoria.
6. Por fim, informe o nome do Procurador desejado para receber a pendência.
Dica- Se necessário, clique na lupa dos campos Procuradoria e Procurador para consultar as opções disponíveis. Se preferir, você pode clicar no respectivo campo e utilizar o atalho F5 do teclado para abrir a tela de consulta.
- O sistema também disponibiliza o campo Complemento; se necessário, você pode inserir uma mensagem complementar ao pedido de distribuição provisória.
7. Para confirmar a distribuição para o procurador selecionado, clique no botão Distribuir, localizado no canto inferior esquerdo.
O direcionamento de pendências é importante em situações em que o chefe sabe que somente um(a) procurador(a) poderá atender a demanda e precisa garantir a entrega da pendência. Lembrando que os direcionamentos ignoram a carga de trabalho (mapa de peso) atual dos procuradores, deste modo o chefe pode direcionar uma demanda mesmo que o procurador já esteja com muita carga de trabalho. Por este motivo é que o time do SAJ sempre recomenda que sejam realizadas distribuições automáticas no sistema, pois este é o melhor modo para garantir bancas bem equilibradas.
Saiba maisPara entender melhor sobre a distribuição de pendências e processos, você pode consultar o artigo:
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como encaminho uma pendência para outra chefia no fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-90
Atualizado em: 31/01/2020Você sabia que, no momento em que o procurador-chefe identifica que uma determinada pendência pode ser melhor resolvida por outra especializada, ele pode encaminhá-la à chefia que acredita ser a competente?
Confira neste artigo os procedimentos para realizar esse encaminhamento no sistema SAJ Procuradorias.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Em seu Fluxo da Chefia, acesse a aba Redist. Provisória (1), clique na pendência (2) com botão direito do mouse e, no menu de que se abrirá, clique na opção Encaminhar pendência a outra chefia (3).
3. Neste momento o sistema exibirá a janela Encaminhamento de pendências. Se souber o código de identificação ou nome da chefia para a qual a pendência será transferida, digite-o no campo correspondente. Caso contrário, clique na lupa para abrir a janela Consulta de Chefias.
4. Na janela Consulta de Chefias clique sobre a chefia (1) para qual deseja encaminhar a pendência, e em seguida, clique em Selecionar (2).
5. Insira a justificativa do encaminhamento no espaço em branco (1) logo abaixo do campo Chefia. Em seguida, clique em Confirmar (2) para finalizar o procedimento.Após este procedimento, o procurador-chefe e assessores da chefia escolhida receberão o pedido de encaminhamento, que pode ser aceito ou recusado. Lembrando que, até que o aceite seja efetivado, a responsabilidade pelos prazos judiciais continua com o procurador atual da pendência.
Os procuradores-chefes podem encaminhar pendências a chefias irmãs (de mesmo nível hierárquico). Sempre que a pendência é aceita em outra chefia e distribuída para um procurador diferente do procurador do processo, o peso desta pendência será contabilizado em seu mapa de peso de provisórias.
Muito simples, não é mesmo? Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor o procedimento de encaminhamento de pendências. Com alguns cliques, é possível encaminhar uma pendência para outra chefia. Sempre que precisar, não hesite em consultar nossos materiais
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Como encaminho um processo para outra chefia pelo Fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-89
Atualizado em: 22/09/2020Você sabia que, no momento em que o procurador-chefe identifica que um determinado processo não pertence a sua chefia, é possível encaminhá-lo à chefia que acredita ser a competente? Veja como realizar esse procedimento de forma rápida e prática no SAJ Procuradorias.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. No Fluxo de Trabalho da Chefia, localize uma das abas de distribuição (Distribuição ou Redist. Definitiva).
3. Na fila selecionada, localize o processo a ser encaminhado (1), clique sobre ele com o botão direito do mouse e, no menu que se abrirá, clique na opção Encaminhar outra chefia (2).
4. Neste momento o sistema exibirá a tela Emissão de Documentos para que seja realizada a elaboração da solicitação de encaminhamento. Perceba que o campo Categoria (1) á vem automaticamente preenchido com a opção Solicitação de Encaminhamento e para essa solicitação não será possível alterá-lo.
5. Defina, então, o Modelo (2) de documento e informe a Chefia (3) a qual deseja encaminhar o processo.DicaCaso precise de ajuda para selecionar a opção mais adequada, clique na lupa disponível ao lado do campo para exibir as opções disponíveis.
6. Uma vez preenchidos os campos necessários, o botão Editar será habilitado. Clique nele para abrir o editor de textos e visualizar o documento informado no modelo.
7. No documento que será exibido no Editor de Textos, realize as alterações necessárias e, ao concluí-lo, clique em Finaliza o documento atual (representado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra de ferramentas na lateral esquerda da tela.
8. Se sequência será exibida a tela Finalização de Documento. Marque ou desmarque as opções de assinatura eletrônica ou impressão do documento, de acordo com o procedimento em sua procuradoria e clique novamente em Finalizar.
Caso o sistema abra novamente a janela de Emissão de Documentos, clique em Confirmar para dar prosseguimento ao encaminhamento.A partir de agora o processo será movimentado para a aba Encaminhamentos, onde aguardará a resposta do chefe responsável.
ObservaçãoSó é possível realizar encaminhamento de processos entre chefias do mesmo nível hierárquico (irmãs). Quando for necessário enviar o processo para uma chefia de outro nível, será preciso solicitar o encaminhamento para a chefia superior.
A funcionalidade de encaminhamentos é muito útil quando ocorrem problemas de cadastro que não são notados nas fases de revisão e validação. O procedimento é realizado entre procuradores-chefes e depende da emissão de documentos para registro na pasta digital.
Saiba maisQuando ocorre a recusa do encaminhamento é possível que isto suscite um conflito de competência. Para saber mais sobre esse assunto, leia nossos materiais:
Como é gerado o conflito de competência?
Como configuro uma chefia para atuar com conflitos de competência no SAJ Procuradorias?
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como distribuo/redistribuo um processo de forma direcionada no fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-42
Publicado/Atualizado em: 06/07/2020Depois de cadastrar um processo no sistema, é preciso que o procurador-chefe o distribua para um procurador. Existem duas maneiras de realizar essa distribuição: por direcionamento ou de forma automática.
Na distribuição/redistribuição por direcionamento, o procurador-chefe faz a escolha pelo procurador desejado; já na de maneira automática, o procurador contemplado é sorteado aleatoriamente, conforme os critérios de probabilidade definidos pela Procuradoria.
Confira, neste artigo os procedimentos envolvidos na distribuição/redistribuição realizada de forma direcionada.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Por padrão, o sistema abre o Fluxo de Trabalho Chefia na aba Pesos. Localize uma das abas de distribuição (Distribuição ou Redist. Definitiva)(1) e selecione o processo que deseja distribuir(2).
3. Depois de selecionar o processo desejado, localize, no canto inferior esquerdo da tela, a seção Distribuir para e, no campo Tipo de distribuição, clique na seta para baixo e escolha a opção Direcionamento.
4. Em seguida, se necessário, informe a Procuradoria.ObservaçãoEste campo virá preenchido caso o usuário esteja vinculado a apenas uma Procuradoria.
Se estiver vinculado a mais de uma, será necessário informá-la.
5. Por fim, informe o nome do Procurador encarregado de receber o processo. Se necessário, clique na lupa (1) ou clique no campo e utilize o atalho F5 do teclado para abrir a tela de consulta (2).6. Na sequência, selecione o Procurador desejado (3) e clique em Selecionar, no canto inferior esquerdo da tela.
ObservaçãoO sistema também disponibiliza o campo Complemento; se necessário, você pode inserir uma mensagem.
7. Para confirmar a distribuição para o procurador selecionado, clique no botão Distribuir, localizado no canto inferior esquerdo.
Pronto! É muito simples, não é mesmo?
Sempre que precisar, não hesite em consultar os materiais disponíveis na plataforma.Saiba maisVocê também pode fazer a distribuição do processo de forma automática, confira o artigo:
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Como distribuo/redistribuo um processo de forma automática no fluxo de trabalho da chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.1.1-15
Atualizado em: 29/06/2020Depois de cadastrar um processo no sistema, é preciso que o procurador-chefe o distribua para um procurador. Existem duas formas de realizar essa distribuição: por direcionamento ou de maneira automática. Por direcionamento, o procurador-chefe faz a escolha pelo procurador desejado; já de maneira automática, o procurador contemplado é sorteado aleatoriamente, conforme os critérios de probabilidade definidos pela Procuradoria.
Veja, neste artigo, como realizar a distribuição de forma automática.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.2. Por padrão, o sistema abre o Fluxo de Trabalho Chefia na aba Pesos. Localize uma das abas de distribuição (Distribuição ou Redist. Definitiva) (1) e selecione o processo que deseja distribuir (2).
3. Depois de selecionar o processo, localize no inferior da tela a seção Distribuir para e, no campo Tipo de distribuição, clique na seta para baixo e escolha a opção Automática.
4. Para confirmar a distribuição, clique no botão Distribuir, localizado no canto inferior esquerdo.
Pronto! Basta informar que o tipo de distribuição é automática e o sistema se encarregará de todo o resto.
Saiba maisVocê também pode fazer a distribuição do processo de forma direcionada. Confira como no artigo:
Como distribuo/redistribuo um processo de forma direcionada no fluxo de trabalho da chefia?Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como distribuir ou redistribuir processos e pendências em lote no Fluxo de Trabalho da Chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.11-22
Publicado em: 16/11/2020Para tornar mais ágil a rotina de distribuição e redistribuição de processos e pendências, é possível realizar as atividades em lote, tanto de forma direcionada quanto automática. Acompanhe, neste artigo, os procedimentos que você, como procurador chefe, assessor da chefia ou coordenação, deve realizar neste tipo de demanda em seu Fluxo de Trabalho da Chefia.
1. Em seu Fluxo de Trabalho da Chefia, localize e acesse a aba da atividade desejada (Distribuição, definitiva ou Redist. provisória) (1) e nela selecione os processos/pendências que deverão ser distribuídos ou redistribuídos marcando o checkbox (2) localizado no lado esquerdo do objeto.
ObservaçãoPara alguns processos na aba Distribuição, caso o assunto não tenha sido definido previamente, no momento do cadastro, será necessário indicá-lo antes de realizar a distribuição.
2. Após selecionados os processos ou pendências, defina o tipo de distribuição a ser realizada (Automática ou Direcionada) (1) e, em seguida, clique em Distribuir (2), no canto inferior esquerdo da tela, para concluir o procedimento.
3. Uma vez distribuído ou redistribuído o processo ou pendência, o mesmo será encaminhado, automaticamente, ao procurador responsável para atuação. Já no Fluxo de Trabalho da Chefia, o processo distribuído constará na aba de Distribuídos.ObservaçãoNeste tutorial foram ilustrados os procedimentos de distribuição de processo, porém seguindo as mesmas etapas, nas devidas aba, é possível realizar, também, a redistribuição de processos, e a distribuição ou redistribuição de pendências
A distribuição em lote permite reduzir o tempo investido na distribuição dos processos e pendências, agilizando, assim, o trabalho do Procurador-Chefe e que irá receber o prazo a ser cumprido, uma vez que os processos serão distribuídos mais rapidamente, fazendo com que ele tenha mais tempo dentro do prazo processual.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como defino o assunto do processo no fluxo de trabalho da chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-42
Atualizado em: 30/06/2020A especialidade por assuntos é um dos critérios da distribuição automática de processos entre os procuradores. Nesse sentido, uma maior familiaridade em um determinado assunto implica diretamente em uma atuação mais eficiente e otimizada do procurador. Por isso, é necessário que, para cada processo, seja indicado um assunto. Caso este não seja indicado no momento do cadastro, pode ser feito posteriormente, na validação ou antes da distribuição do processo.
Neste artigo, verifique como indicar o assunto do processo a partir do fluxo de trabalho da chefia. Acompanhe.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Acesse a aba de Distribuição (1), localize e selecione o processo (2) cujo assunto deve ser definido ou alterado.
3. Uma vez selecionado o processo, localize a coluna referente ao Assunto (1) e clique na área A definir (2) para que o sistema disponibilize o ícone dos três pontos (3). Clique neste ícone para abrir a janela de Assuntos do Processo.4. Na janela Assuntos do Processo, utilize o campo de filtragem (1) para pesquisar pelo assunto desejado. Ao escrever, por exemplo, a palavra “horas”, o sistema reunirá todos os assuntos que contenham essa palavra.
5. Selecione o assunto desejado, acionando o checkbox (2) ao lado da opção e, por fim, clique em Salvar (3) para concluir a definição de assunto.
Observação- Se o assunto selecionado necessitar de informações adicionais, as perguntas aparecerão no campo Informações adicionais para controle de litispendência/conexão.
- Se você precisar visualizar a Pasta Digital do processo antes de definir o assunto, selecione o processo desejado e utilize o atalho F12 do teu teclado para abri-la.
- A definição do assunto também pode ser feita abrindo o cadastro do processo e alterando diretamente o campo de assunto do processo.
Pronto! Depois de realizar essas poucas etapas, seu processo terá o assunto definido, garantindo mais agilidade e eficiência.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como definir a chefia de um processo para distribuição no SAJ Procuradorias por meio do Fluxo de Trabalho da Chefia?Versão do sistema: 5.2.10-7
Atualizado em: 10/05/2021Por vezes, o procurador-chefe de um gabinete recebe um processo para distribuição, e pode ser necessário que ele defina uma chefia subordinada para atuar no mesmo. Por meio do Fluxo de Trabalho de Chefia, é possível realizar uma definição direta de chefia, sem que haja necessidade de encaminhamento entre chefias.
Ao identificar que um processo precisa ter a chefia definida antes de ser distribuído, adote o procedimento a seguir.
1. Na tela inicial, acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. Na janela Fluxo de Trabalho da Chefia, acesse a aba Distribuição (1), localizada no canto superior esquerdo da dela, para visualização dos processos pendentes de distribuição.
3. Em seguida, clique com o botão direito do mouse sobre o processo desejado (2) e selecione a opção Definir Chefia/procuradoria (3);
4. A tela Definir chefia será exibida de maneira sobreposta, com os campos Área, Procuradoria e Chefia a serem preenchidos. Caso a Área do processo já esteja definida, clique sobre a lupa disponível ao lado do campo Procuradoria (1) para exibir a lista de opções disponíveis.
5. Na janela Consulta de Procuradorias, clique sobre a opção desejada (2) e, em seguida, clique em Selecionar (3);
6. Após a definição dos campos Área e Procuradoria, o sistema exibirá, no campo Chefia (1), a chefia vinculada à Procuradoria indicada. Clique em Salvar (2) para concluir a definição.
ObservaçãoNormalmente, cada Procuradoria tem apenas 1 chefia vinculada. Por este motivo, o sistema já traz essa informação preenchida logo após a definição da Procuradoria. Porém, caso haja mais de uma opção disponível de chefia, o campo será exibido em branco e você deverá escolher a opção desejada. Para tanto, clique na lupa disponível ao lado do campo, tal que realizado no processo de escolha da Procuradoria.
Após o clique em Salvar, o processo já está pronto para ser distribuído aos procuradores da chefia correta.
ObservaçãoCaso a chefia definida pertença a outro procurador-chefe, o processo sairá do seu fluxo de trabalho da chefia e será direcionado ao fluxo do procurador chefe responsável, para que proceda a distribuição.
Saiba maisCaso utilize o Fluxo de Trabalho como forma de controlo de suas demandas, a definição de chefia será realizada por meio do subfluxo de Processos. Confira o passo a passo no artigo:
Como definir a chefia de um processo para distribuição no SAJ Procuradorias por meio do Fluxo de Trabalho?Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como definir a chefia de processos vindos de encaminhamento por meio do Fluxo de Trabalho da Chefia no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.10-92
Publicado em: 30/09/2020
Por vezes, o procurador-chefe de um gabinete recebe um processo encaminhado de outra chefia, e pode ser necessário que ele defina uma chefia subordinada para atuar no mesmo. Por meio do Fluxo de Trabalho da Chefia, é possível realizar uma definição da chefia antes mesmo de sua distribuição.Veja neste artigo, como realizar esse procedimento.
Saiba maisCaso utilize o Fluxo de Trabalho da Chefia como forma de organização de suas demandas na chefia, acesse o artigo e veja como realizar a solicitação por meio do Fluxo da Chefia:
Como definir a chefia de processos vindos de encaminhamento por meio do Fluxo de Trabalho da Chefia no SAJ Procuradorias?1. Na tela inicial, acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho Chefia.
2. No Fluxo de Trabalho da Chefia, acesse a aba Encaminhamento (1), clique com o botão direito do mouse sobre o processo desejado (2) e, no menu que se abrirá, clique na opção Definir Chefia (3).
ObservaçãoPara realizar esse trâmite, o usuário deve ter perfil de Procurador-chefe, e o processo deverá constar na lista Tipo: Encaminhamentos Recebidos da aba de Encaminhamentos do Fluxo de Trabalho da Chefia.
3. A tela Emissão de Documentos será exibida de maneira sobreposta, com a Categoria (1) de encaminhamentos já selecionada, e os campos Modelo (2), Área, Procuradoria e Chefia (3) a serem preenchidos.
4. Primeiramente, selecione um modelo de documento clicando na lupa (1) ao lado direito do campo Modelo. A tela Consulta de Modelos de Documentos (2) será exibida. Nela, clique sobre a opção de modelo desejada (3) e, em seguida, clique em Selecionar (4) no canto inferior esquerdo da tela.
5. Na sequência, preencha os campos Área (1), Procuradoria (2) e Chefia (3), de acordo com a Chefia para qual deseja encaminhar o processo. Se preferir, utilize as lupas à esquerda dos campos para listar e selecionar as opções desejadas. Em seguida, clique em Editar (4).
ObservaçãoNormalmente, cada Procuradoria está vinculada apenas a uma Chefia e, por este motivo, o sistema já traz essa informação preenchida logo após a definição da Procuradoria. Porém, caso haja mais de uma opção disponível de chefia, o campo será exibido em branco e você deverá escolher a opção desejada.
Para tanto, clique na lupa disponível ao lado do campo, tal qual realizado no processo de escolha da Procuradoria.
6. Insira o teor desejado ao documento e clique em Finaliza o documento atual (botão sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra de ferramentas no canto esquerdo da tela.
7. Na tela de Finalização do Documento, clique em Finalizar para concluir.
Após o clique em Finalizar, o processo será definido de acordo com a área, chefia e procuradoria selecionados, e encaminhado para a aba de Distribuição do Fluxo de Trabalho da Chefia.
Caso a chefia definida pertença a outro procurador-chefe, o processo sairá do seu Fluxo da Chefia e será direcionado ao Fluxo de Chefia do procurador-chefe responsável pela Chefia para qual o processo foi encaminhado, para que proceda a distribuição.
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Como atender uma solicitação de elaboração de Carta Convite por meio Fluxo de Trabalho da Chefia do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-7
Publicado em: 20/01/2021A Carta Convite é utilizada pela Procuradoria em processos Administrativos para intimar um funcionário do Estado que esteja envolvido em algum processo interno, a fim de que este compareça a uma audiência.
No sistema, tanto a elaboração, quanto a remessa da Carta são realizadas por um funcionário do setor de apoio, porém o pedido é realizado pelo procurador do processo para a chefia que, por usa vez, designa a demanda a alguém do apoio. Porém, os próprios assessores, por meio de seu acesso ao Fluxo da Chefia, também podem se alocar ou designar outros colegas para atender à solicitação.
Veja neste artigo como o assessor ou membro do setor de apoio elabora a Carta Convite no SAJ Procuradorias.
1. O Primeiro passo é alocar-se na demanda de elaboração da Carta Convite, ou designá-la a um assessor. Para isso, acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho da Chefia. Uma vez aberto o Fluxo, localize a guia Carta Convite (1).
DicaVocê também pode acessar a aba Carta Convite no Fluxo de Trabalho da Chefia por meio do link Existem ‘X’ pedidos de elaboração de Carta Convite pendentes, em sua área de trabalho.
2. Na aba Carta convite, selecione o processo (2) para o qual será elaborada a Carta Convite, clique sobre ele com o botão direito do mouse , e no menu que se abrirá, clique na opção Alocar pedido (3), para responsabilizar-se pela elaboração.
3. Caso deseje encaminhar esse pedido para outro assessor, em vez de clicar na opção Alocar pedido, clique na opção Definir assessor (2).
4. Neste momento, a janela Definir Responsável será aberta para que um assessor seja selecionado. Clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Responsável para visualizar a lista de Assessores elegíveis. Na janela Consulta de Usuários (2), selecione o usuário desejado (3) e clique em Selecionar (4).
5. Com o responsável selecionado, ainda na janela Definir Responsável, informe, no campo Observações (1), as orientações necessárias ao assessor que receberá a incumbência. Na sequência, clique em Confirmar (2).
6. Com o pedido alocado, cabe a você, ou ao usuário designado, clicar novamente com o botão direito do mouse sobre a demanda de Carta Convite (1), porém desta vez na seção logo abaixo, intitulada Pedidos Alocados, e no menu que se abrirá, clicar na opção Elaborar carta convite (2).
7. O sistema exibirá, então, a tela de Emissão de Documentos com a categoria Carta Convite Clique na lupa do campo Modelo (1) para exibir a lista de modelos disponíveis.8. Na janela Consulta Modelos de Documentos (2), selecione a opção mais adequada (3) e, em seguida, clique em Selecionar(4).
9. De volta à tela de Emissão de Documentos clique em Editar para prosseguir.
10. Neste momento, o sistema exibirá, no Editor de Textos, o modelo de Carta Convite selecionado. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.
11. Na tela de Finalização do Documento, certifique-se de que a opção Imprimir o documento (1) esteja selecionada e, por fim, clique em Finalizar (2), no canto inferior esquerdo da janela.ObservaçãoA seleção da opção imprimir documento fará com que, após clicar no botão de finalização, o sistema exiba a tela de Configurações de Impressão para seleção de uma impressora que esteja instalada em sua rede ou impressora PDF para salvar como arquivo em sua máquina. Independente da forma de impressão escolhida, na sequência o documento da carta já estará disponível para envio de acordo com os procedimentos-padrão de sua procuradoria.
12. Após a finalização do documento, não se esqueça de encerrar o pedido que foi atendido. Para isso, de volta ao Fluxo de Trabalho da Chefia, selecione o pedido na seção de Pedidos Alocados, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, a seguir, clique na opção Encerrar pedido (2).
Uma vez que o pedido tenha sido encerrado pelo responsável na equipe de apoio, o processo sairá do fluxo da chefia e retornará ao procurador com status da solicitação alterado para Atendida, finalizando o fluxo do pedido e permitindo o encerramento da pendência pelo procurador.Não se esqueça de que, após a impressão da Carta, faz-se necessário remetê-la ao destinatário seguindo os procedimentos estabelecidos pela procuradoria, seja fisicamente, por e-mail, ou qualquer outra dinâmica preestabelecida.
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Como alterar a área e/ou assunto de um processo no SAJ Procuradorias por meio do Fluxo de Trabalho da Chefia?Versão do sistema: 5.2.10-7
Publicado em: 07/05/2020É possível, em determinado momento, verificar a necessidade de alteração da área de atuação de um processo, seja por motivos de falha no cadastro, ou até mesmo apreciação de atuação em uma área diferente da definida anteriormente. No decorrer deste procedimento, é possível, também, alterar o assunto do processo. Confira, neste artigo, o passo a passo para a realização desse ajuste.
Vale ressaltar de antemão, que, para realizar essa alteração, o usuário deve ter perfil de chefia, e o processo deve estar nas abas de validação, distribuição ou redistribuição no Fluxo de Trabalho da Chefia.
1. Abra o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho chefia.
2. Localize, em seu Fluxo de Trabalho da Chefia, o processo desejado. Conforme explicitado no início desta orientação, para que seja possível realizar ajustes de área e assunto, os processos devem estar nas abas de distribuição, ou redistribuição definitiva ou ainda, validação de processos.
3. Ao localizar o processo desejado, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, no menu que se abrirá, clique na opção Alterar área (2).
4. Neste momento o sistema exibirá a janela Alteração da área do processo. Digite no campo Área (1) o número da área desejada, ou clique na lupa à direita do campo (2) para abrir a pesquisa de áreas disponíveis na procuradoria.
5. Na janela Consulta de Área, selecione a opção desejada (1) e clique em Selecionar (2).
6. Logo após a seleção da área, o sistema disponibilizará os assuntos pertencentes àquela área (1). Localize, entre as opções, o assunto relacionado ao processo e selecione-o por meio da caixa de marcação (2).
DicaCaso haja muitas opções, utilize o campo de busca para facilitar a localização do assunto desejado. Digite nele parte do assunto e o sistema exibirá uma lista filtrada, com assuntos que contenham o trecho informado.
7. Uma vez alterados a área e o assunto do processo, clique em Confirmar (3), no canto inferior esquerdo da tela.
Após a alteração, o sistema já disponibilizará abaixo a listagem dos procuradores aptos a receber este processo na nova área.
ObservaçãoVale ressaltar que o procedimento será o mesmo nas filas de distribuição e validação de processos, e que os nomes das filas pode variar de uma procuradoria para outra
Saiba maisEsse procedimento também pode ser realizado por meio de Fluxo de Trabalho (para clientes e/ou chefias que utilizam essa funcionalidade). Confira o passo a passo necessário no artigo:
Como alterar a área e/ou assunto de um processo no SAJ Procuradorias por meio do Fluxo de Trabalho?
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