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O que é e como funciona o Gerenciador de Arquivos do SAJ Procuradorias?Versão: 5.7.0-81
Atualizado em: 03/01/2023O Gerenciador de Arquivos do SAJ Procuradorias é uma funcionalidade que armazena e organiza todos os documentos e modelos elaborados dentro do sistema pelos procuradores. Essa organização se dá por meio de pastas, que são divididas em categorias (PAI) e suas subpastas.
Entre as categorias PAI, localizadas nas pastas, podemos citar: Administrativos, Execução Fiscal, Iniciais, Meios de Defesa e Recurso.
Dentro de cada categoria PAI (1), encontram-se todas as categorias de documentos (2) vinculadas ao assunto da pasta pai. E dentro de cada categoria de documento, encontram-se as subpastas (3): Modelos da Instituição, Modelos do Procurador e Documentos:
- Na subpasta Modelos da Instituição, constam os modelos definidos pela PGE para utilização de todos os Procuradores.
- Na subpasta Modelos do Procurador, encontram-se os modelos criados pelos Procuradores para facilitar a criação de peças, principalmente sobre os temas mais recorrentes.
- Já na subpasta Documentos encontram-se os documentos Finalizados, ou seja, as peças que o procurador protocolizou, ou ainda, documentos administrativos.
Saiba maisConvém destacar que, por não haver um filtro de data na visualização da estrutura de pastas, o número de documentos exibidos é variável de um cliente para o outro, sendo definido por meio de configuração de parâmetro. Há clientes que optam pela exibição dos documentos por 365 dias, por exemplo, e outros que optam pela exibição por tempo indeterminado. Em caso de dúvidas quanto à configuração em sua procuradoria, procure o time de suporte técnico.
Em tempo: É possível localizar, em seu Gerenciados de Arquivos, documentos que ultrapassem a data prevista pelo parâmetro, utilizando a guia Pesquisar. Acesse o artigo e veja como fazer isso:
Como utilizo a funcionalidade "Pesquisar" do Gerenciador de Arquivos do SAJ Procuradorias?Agora que você compreendeu a organização do Gerenciador de Arquivos, você já pode consultar facilmente modelos e documentos elaborados por você e seus colegas.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como consultar os modelos de documento existentes no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.5.0-28
Atualizado em: 22/02/2022Os modelos de documentos são muito utilizados nas procuradorias pois, além de facilitarem a elaboração de novos documentos, servem para padronizar a construção de peças e pareceres emitidos pela instituição. Porém, devido às mudanças de gestão e entendimentos sobre determinados pareceres, faz-se necessária uma constante manutenção desses modelos.
Para dar celeridade a esse procedimento, confira a seguir algumas formas de consultar os modelos de documentos existentes no sistema.
Inicialmente, vale destacar que o sistema SAJ Procuradorias permite a inclusão de dois tipos de modelos:
- Modelo de documento: modelos cadastrados pelos usuários e que são disponibilizados apenas a aqueles que possuem a mesma lotação do autor responsável pelo cadastro, ficando restrito apenas aos usuários que exercem a mesma função que ele;
- Modelo de Instituição: modelos elaborados, apenas, por perfis autorizados, e uma vez cadastrados, ficam disponíveis para utilização por todos os usuários da procuradoria.
Veja, agora, como localizar esses modelos no SAJ Procuradorias.
1. Uma das formas para consultar os modelos cadastrados é a tela de Cadastro de modelos, onde o sistema exibe todos os modelos vinculados a partir da consulta pela categoria de manifestação.
2. Na tela de Cadastro de Modelos (de documento ou da instituição), clique na lupa (1) ao lado do campo Categoria para exibir a lista de opções disponíveis.3. Na tela Consulta de Categorias (2), selecione a categoria (3) de manifestação cujos modelos vinculados deseja consultar e clique em Selecionar (4).
4. De volta à tela de cadastro de modelos, selecione o modelo (1) desejado e clique em Editar (2), na parte inferior da tela para visualizar seu conteúdo.
5. Outra opção para consultar os modelos de documentos disponíveis é por meio do seu Gerenciador de Arquivos. Para acessá-lo, clique no meu Arquivo (1), opção Gerenciador de Arquivos (2).
6. Por padrão, o Gerenciador de Arquivos sempre é aberto com a aba Pastas (1) selecionada. Nela, há diversas pastas na lateral esquerda da tela, onde constam todos os modelos de documentos separados por categorias de manifestação.
Clique sobre a categoria (2) desejada e, na sequência, clique em umas das pastas Modelos da Instituição ou Modelos do Grupo (3) para conferir os modelos cadastros naquela subdivisão.
7. Feito isso serão listados todos os modelos de acordo com as seleções realizadas. Clique com o botão direito do mouse sobre um dos modelos exibidos (1) como resultado e, no menu que se abrirá, clique na opção Editar (2) ou Visualizar Arquivo (3) para conferir o conteúdo do modelo selecionado.Observação- Vale ressaltar que só serão disponibilizados nos resultados da busca, modelos de documento de acordo as categorias de manifestação vinculadas ao seu perfil, ou seja, caso não tenha vinculada ao seu perfil, por exemplo, a categoria de Recurso Extraordinário, os modelos de documento dessa categoria não serão exibidos entre os resultados sua pesquisa.
- Para ter acesso a modelos de categorias não vinculadas ao seu perfil, solicite ao administrador do sistema a devida liberação.
8. Ainda existe uma terceira opção de consulta de modelos, utilizando os diversos filtros do Gerenciador de Arquivos. Para isso, acesse a aba Pesquisar (1).9. Com a aba de pesquisa aberta, selecione a opção Modelos no campo Pesquisar por (2), e na sequência, preencha os demais campos de acordo com seus critérios de busca.
10. Observe que, clicando em Opções adicionais de pesquisa (3) novas opções de filtro são liberadas para que você refine ainda mais sua pesquisa. Neste exemplo foi utilizado o campo Usuário de Criação para localizar todos os modelos criados pelo usuário determinado.
11. Uma vez preenchidos os campos desejados como filtro, clique em Consultar (4) e o sistema trará como resultado os modelos que se encaixam nos filtros indicados.
Pronto! Viu como é fácil localizar os modelos de documentos e/ou instituição disponíveis no sistema SAJ Procuradorias? Com essas funcionalidades, você poderá consultar, editar, excluir ou até mesmo criar novos modelos a partir de outros já existentes.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias