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O que é e como funciona o DocFlow - SAJ ProcuradoriasVersão do sistema: 5.4.0-96
Atualizado em: 23/08/2021O que é?
O Docflow é um sistema web utilizado por autarquias estaduais de Santa Catarina e São Paulo, por meio do qual é possível capturar, criar, encaminhar, armazenar e pesquisar documentos e processos de forma veloz e eficaz.
Trata-se de um módulo externo integrado (via WebService) ao sistema SAJ Procuradorias que permite a comunicação com as Secretarias do Estado, para as quais o procurador fará solicitações referente a Fórmulas de Cálculos, Obrigações de Fazer e Informações de uma parte interessada.
Como funciona?
A solicitação de Informações para o Docflow pode ser realizada através da pendência disponível na Agenda ou através da Emissão de Documentos.
Uma vez elaborado o documento de solicitação, o sistema enviará o pedido do Procurador ao sistema do órgão externo (DRS). Este sistema e sua integração são de responsabilidade da empresa Dataeasy.
Ao finalizar o pedido, o sistema informará que o mesmo foi entregue à Secretaria através da informação em vermelho no rodapé da agenda (Solicitação Realizada), conforme exibido nas demais solicitações. Por fim, caso ocorra algum erro no envio do pedido, o sistema oferece a opção de reenvio.
Confira, neste artigo, os procedimentos de solicitação via DocFlow.
A título de ilustração, neste exemplo será abordada a solicitação de Informações por meio da Agenda.1. Acesse o menu Processos e clique na opção Agenda, ou aperte a tecla F11 do seu teclado.
2. Localize o processo desejado (1), clique sobre ele com o botão direito do mouse e, no menu que se abrirá, clique na opção Solicitar (2). As três últimas opções do submenu referem-se a documentos fornecidos pelo Docflow. Clique sobre a que deseja solicitar. Neste exemplo optou-se pela opção DocFlow – Informações... (3).
3. Neste momento o sistema exibirá a tela Emissão de Documentos com a Categoria já selecionada. Clique na lupa (1) ao lado do campo Modelo para selecionar o mais adequado à sua solicitação.
4. Na tela Consulta de Modelos de Documento, selecione o modelo desejado (2) e clique em Selecionar (3).
5. Após a seleção do modelo de documento, clique na aba Destinos para selecionar o órgão ou secretaria para a qual será direcionado o pedido.6. Clique no ícone de mais (+) para exibir a lista de destinos disponíveis.
7. Na tela Consulta de Locais, selecione o(s) local(is) (1) ao(s) qual(is) deseja direcionar seu(s) pedido(s) e Clique em Selecionar (2). Neste exemplo será enviado apenas 1 pedido, porém caso sejam enviados 2 pedidos ou mais, o sistema cria um documento para cada destino selecionado na emissão. E para controlar as respostas que serão recebidas, o sistema também gera um documento para cada destino do pedido.
ObservaçãoCaso o prazo de retorno de um pedido ainda não tenha vencido, o sistema deve impedir a criação de novo pedido. Isso é válido para os pedidos do tipo "Fórmula de Cálculo" e "Obrigação de Fazer". Não há limitação para o pedido do tipo "Informação".
8. Uma vez indicado o local de destino, o sistema exibe novamente a tela de Emissão de Documentos,
incluindo a seção Aguardar resposta (1) com os campos Prazo(dias) e Responder até preenchidos de acordo com a configuração do sistema para cada tipo de pedido.Caso queira alterar a data sugerida, basta realizar a alteração em um dos campos e o sistema, automaticamente, alterará o outro visto que são dependentes.
Para iniciar a elaboração do documento, clique em Editar (2).
9. Elabore e finalize o documento como de costume nas demais modalidades de documento.
ObservaçãoEm pedidos direcionados a secretarias que não utilizam o sistema SAJ procuradorias, é aconselhável a inserção de anexos dos documentos do processo na finalização da solicitação, tal qual como é feito no protocolo eletrônico. Assim o usuário que receber o pedido terá à disposição todos os dados do processo, como. por exemplo. a Petição Inicial ou qualquer outro documento o procurador considera necessário.
10. Uma vez finalizado o documento, seu pedido será enviado ao local de destino e o sistema exibirá, na pendência, a informação Solicitação de docflow – Informações: realizada, confirmando a vinculação do documento com o pedido enviado à DRS.
11. Quando a secretaria responder a solicitação do procurador, a pendência será reativada na agenda, ficando novamente em negrito. As informações solicitadas serão disponibilizadas na pasta digital com a nomenclatura Resposta do Órgão Externo e, na Agenda será exibida a informação Solicitação de docflow – Informações: atendida.
Vale lembrar que além da pendência reativada na Agenda, o sistema exibirá nos links da área de trabalho a informação Existem X pedidos de informações recebidos das secretarias, para conhecimento do atendimento à solicitação.
Ao clicar no link Existem x pedidos de Informações recebidos das secretarias, o sistema exibe a resposta dos pedidos de Informações enviados pelas secretarias à procuradoria, e também as pendências que estão aguardando a resposta da secretaria.
Caso tenha havido alguma falha no envio do pedido do procurador à secretaria, o sistema exibirá o alerta de falha, comunicando os motivos. Neste caso você pode enviar o pedido novamente. Para isso, selecione o pedido desejado (1) e clique em Reenviar pedido (2).
O botão Reenviar pedido refaz a operação enviando o documento já finalizado, semelhante ao fluxo de peticionamento eletrônico.
Quando o Procurador for reiterar o pedido, o sistema deve exibir as Secretarias aptas a receber a solicitação. Somente poderá reiterar um pedido que já tenha expirado o prazo da solicitação. Como a forma de envio de documento é via WebServices, o sistema enviará uma mensagem para notificar o órgão externo responsável pelo pedido que foi reiterado.
A qualquer momento o órgão externo pode solicitar informações para a Procuradoria, seja para atender a um pedido do fluxo de Obrigação de Fazer, seja por outro motivo. O pedido de informação serve para os casos em que a Secretaria necessite de esclarecimentos sobre um pedido feito anteriormente pelo Procurador.
Nesse caso, o SAJ Procuradorias realiza a vinculação entre os documentos (o do pedido do Procurador e o da solicitação da DRS) e insere no subfluxo do tipo de pedido. O sistema lança uma movimentação no processo para que o Procurador seja notificado da demanda, e o documento do pedido de informação recebido do órgão externo é inserido na pasta digital do processo.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como visualizo as pendências concluídas pelo procurador por meio da agenda do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-7
Atualizado em: 10/12/2020Uma das formas de realizar a consulta de atividades concluídas pelo procurador é por meio da agenda.
Confira como realizar essa consulta.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Agenda.DicaA Agenda também pode ser acessada:
- por meio do menu Consultas, opção Agenda;
- por meio do atalho em sua tela inicial, ou
- por meio do atalho F11 de seu teclado.
2. Uma vez que a Agenda esteja aberta, clique no botão Pesquisar (1), localizado no canto superior esquerdo, para disponibilizar as opções de consulta(2).
3. Nas opções de pesquisa, marque a opção Data de encerramento (1) e informe o período desejado. Dentre as opções disponíveis, é possível escolher um período determinado das últimas semanas, dos últimos dias ou definir um período entre uma data e outra.4. Após o preenchimento dos campos de busca desejados, clique no botão Consultar (2).
O resultado da pesquisa será apresentado ao lado direito da tela, listando todas as pendências encerradas durante o período informado.Pronto. É simples, não é mesmo?
Uma dica importante é de não realizar a consulta com um período muito grande, pois pode sobrecarregar a performance do sistema.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como reativo uma pendência por meio da agenda no SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.2.1-1
Atualizado em: 03/03/2021Por meio dessa funcionalidade, as pendências encerradas por um procurador podem ser reativadas caso necessário. Confira como.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Agenda.
2. Na janela da Agenda, clique em Pesquisar (1) e, dentre os filtros disponíveis, marque a opção Listar também as pendências já encerradas (2), e clique em Consultar (3).
DicaPara reduzir o número de resultados é possível fazer a combinação com o filtro Data de encerramento.
4. Todas as pendências encerradas estarão identificadas com a informação Pendência cumprida (representado pelo desenho de um "check" verde na coluna Sit).
5. Localize a que você deseja reativar (1), clique sobre ela com botão direito do mouse e, em seguida, na opção Reativar pendência (2).
6. Neste momento, a pendência deixa de estar encerrada e altera a situação para, neste caso, estágio “documento produzido”.
Pronto, agora você já pode continuar atuando sob a pendência.Saiba maisAo concluir as atividades relacionadas, não se esqueça de encerrar a(s) pendência(s) novamente. Confira o links a seguir e veja como.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como pesquiso outros processos com o mesmo assunto por meio da agenda do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.1.1-10
Atualizado em: 26/05/2021Pesquisar por processos com o mesmo assunto pode ser muito útil quando for necessário realizar o encaminhando entre chefias, por exemplo.
Veja abaixo como pesquisar outros processos com o mesmo assunto:
1. Para abrir a agenda, utilize a tecla F11 ou acione o menu Processos e clique na opção Agenda.2. Com a agenda aberta, localize e selecione a pendência do processo a partir da qual deseja pesquisar outros processos com o mesmo assunto.
3. Uma vez selecionada a pendência, clique com o botão direito do mouse para abrir um menu vertical e selecione a opção Consultar outros processos com este assunto.4. O sistema abre a tela de resultados da consulta, contendo os processos com o mesmo assunto do processo da pendência selecionada.
Pronto! É muito simples, não é mesmo? Aproveite mais essa funcionalidade do SAJ Procuradorias e qualquer dúvida, procure a equipe de suporte da sua procuradoria.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como marcar uma pendência como “não lida” na agenda do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-66
Atualizado em: 26/05/2021Sempre que um procurador realiza alguma atividade em uma pendência, seja ela uma elaboração de pronunciamento ou a leitura dos autos na pasta digital do processo, por exemplo, essa pendência fica marcada como “lida” na agenda.
É possível, entretanto, marcá-la como “não lida”, caso o procurador deseje mantê-la em destaque para atuar nela em outro momento. Confira como fazer isso no sistema SAJ Procuradorias.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Agenda.2. Ao encontrar a pendência, clique sobre ela com o botão direito do mouse, e clique, em seguida, na opção Marcar como não lido.
3. Observe que, após marcar a pendência como não lida, ela ficará destacada em negrito.
Esta operação também pode ser realizada em lote, segurando a tecla CTRL ou Shift do seu teclado, e selecionando as outras pendências que deseja marcar como lida/não lida, tornando o trabalho mais ágil.Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como marcar uma pendência como “lida” na agenda do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-73
Atualizado em: 26/05/2021Sempre que um procurador realiza alguma atividade em uma pendência, seja ela uma elaboração de pronunciamento ou uma leitura dos autos na pasta digital do processo, essa pendência fica marcada como “lida” na agenda. É possível, entretanto, marcar uma pendência como lida mesmo sem ter atuado na mesma. Veja como.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Agenda.
2. Ao encontrar a pendência, clique sobre ela com o botão direito do mouse (1), e clique, em seguida, na opção Marcar como lida (2).
3. Observe que, após marcar a pendência como lida, ela perde o destaque em negrito.ObservaçãoAo selecionar uma pendência não lida na agenda e executar atividades como Emitir documentos, Confirmar prazo e/ou Solicitar autos, a mesma também passa a aparecer como lida.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias -
Como customizo meu ambiente de trabalho na agenda do SAJ Procuradorias?Versão do sistema: 5.4.0-32
Atualizado em: 24/02/2021
A customização do ambiente de trabalho na agenda permite uma melhor organização das atividades uma vez que você pode definir as colunas que deseja visualizar, em que ordem elas devem aparecer e etc. Veja como se dá essa personalização no sistema SAJ Procuradorias.Saiba maisCaso utilize o Fluxo de Trabalho como forma de organização de suas demandas, acesse o artigo:
Como customizo meu ambiente de trabalho no Fluxo de Trabalho do SAJ Procuradorias? e veja como realizar a customização do seu ambiente na Agenda.A mesma customização pode ser realizada no ambiente de trabalho de sua Agenda de Audiências. Veja como no artigo:
Como customizo meu ambiente de trabalho na agenda de audiências do SAJ Procuradorias?
Para começar, acesse o menu Processos e clique na opção Agenda.1. Umas das customizações disponíveis é a visualização dos resultados das colunas de maneira ascendente ou descendente. Para isso, basta clicar no cabeçalho da coluna e, a seguir, todos os resultados serão exibidos de acordo com aquele critério, seja de forma ascendente ou, com mais um clique, descendente. Observe a coluna Vencimento.
Essa ordenação também pode ser acionada clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna. No menu que se abrirá, clique uma das primeiras opções do primeiro grupo.2. O segundo grupo de opções customiza as colunas em exibição, que podem ser agrupadas removidas ou adicionadas ao ambiente de trabalho.
- Clicando em Agrupar por esta coluna, o sistema mudará a visualização dos resultados, agrupando os semelhantes de acordo com o critério da coluna indicada.
DicaVocê pode conseguir o mesmo efeito arrastando o cabeçalho de uma das colunas para a barra de agrupamento, localizada acima do cabeçalho das colunas.
- Clicando em Remover esta coluna, o sistema retira da visualização a coluna indicada, bem como os dados exibidos por ela.
- Clicando em Configurar colunas, o sistema exibe em uma pequena janela no canto inferior direito da tela) as colunas que não estão sendo exibidas e ele tem a opção de incluir na visualização aquelas que desejar, bastando arrastar as opções até o cabeçalho do ambiente de trabalho.
3. No terceiro grupo de opções, é possível personalizar o alinhamento das informações (que pode ser à direita, à esquerda ou ao centro) e acionar o Melhor Tamanho, que adéqua a largura das colunas de acordo com o tamanho do texto do cabeçalho.
4. No quarto e último grupo de opções, é possível aplicar a configuração de melhor tamanho a todas as colunas.
5. Além de tudo isso, ainda é possível alterar a ordem das colunas. Para tanto, clique sobre uma delas e arraste-a até a posição em que deseja que ela fique.6. Depois de customizar seu ambiente de trabalho, e deixa-lo do jeito que você prefere, não se esqueça de salvar esse estilo personalizado para utilizar sempre que desejar. Para tanto, clique no botão com desenho de disquete na barra de ferramentas, insira um nome de sua preferência e clique em Salvar.
Seu novo estilo ficará disponível na opção Estilo da consulta. Cadastre quantos quiser!ObservaçãoSe precisar, você pode editar ou remover estilos da lista de opções, e sempre que realizar qualquer alteração na visualização da sua Agenda não esqueça de Salvar.
Créditos - Equipe SAJ Procuradorias