Atualizado em: 18/12/2020
O subfluxo de ofícios permite realizar toda a gestão de documentos e das atividades correlacionadas ao cumprimento de um prazo. Isso ocorre de forma paralela às demais atividades executadas no dia a dia de uma procuradoria. Com esta gestão é possível controlarmos o fluxo de produção e expedição de ofícios.
Para melhor disposição das informações, o subfluxo de ofícios será apresentado em quatro partes, conforme divisão a seguir:
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4
Algumas informações, como o nome dos fluxos e das filas e o código de identificação e descrição das categorias e dos modelos de documentos, podem variar de uma procuradoria para outra.
Conheça a seguir o fluxo de Revisão da minuta do Assessor:
1. Abra o fluxo de trabalho pelo atalho da página inicial do sistema.
2. Quando o assessor envia a minuta de ofícios para revisão do procurador, este documento irá para a fila Revisar Minutas do Assessor(1), no subfluxo de ofícios. O procurador iniciará a revisão nesta fila a partir da atividade Editar Ofício(2).
No momento da revisão, o procurador tem duas opções:
- Enviar para a retificação(1): quando o assessor recebe a minuta de ofício para efetuar as correções necessárias;
Durante a revisão e retificação de documentos utilize as observações de documento para otimizar a comunicação entre procuradores e assessores. Para mais detalhes, leia o artigo:
Como insiro observações em um documento no editor de texto do SAJ Procuradorias?
- Finalizar o documento(2): quando o procurador entende por concluída uma peça, ele irá finalizá-la, assiná-la e direcioná-la ao órgão desejado. O processo de finalização de ofícios está explicitado no Fluxo do Procurador.
Optando por enviar a retificação, o assessor receberá a minuta para ajuste na fila Retificar Minuta, no subfluxo de ofícios, nesta fila o assessor poderá efetuar as seguintes operações:
- Editar ofício(1): abrir o editor de textos e efetuar as correções necessárias;
- Enviar para a revisão(2): irá enviar a minuta para nova revisão do procurador.
O documento pode ser excluído através da atividade Excluir documentos.
Pronto. E assim está finalizada a terceira parte deste material.