Atualizado em: 18/12/2020
O subfluxo de ofícios permite realizar toda a gestão de documentos e das atividades correlacionadas ao cumprimento de um prazo. Isso ocorre de forma paralela às demais atividades executadas no dia a dia de uma procuradoria. Com esta gestão é possível controlarmos o fluxo de produção e expedição de ofícios.
Para melhor disposição das informações, o subfluxo de ofícios será apresentado em quatro partes, conforme divisão a seguir:
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4
Algumas informações, como o nome dos fluxos e das filas e o código de identificação e descrição das categorias e dos modelos de documentos, podem variar de uma procuradoria para outra.
Conheça a seguir a atuação do Procurador no subfluxo de ofícios no SAJ Procuradorias:
1. Abra o fluxo de trabalho pelo atalho da página inicial do sistema.
2. Toda minuta de ofício inicia-se a partir de uma pendência do subfluxo de pendências. Nas filas manifestações e prazos a confirmar e/ou Prazos Confirmados’, selecione a pendência que necessita de um ofício e clique na atividade Elaborar manifestação.
Para designar um assessor com finalidade de efetuar a elaboração do ofício, leia o artigo:
3. Na janela de Emissão de Documentos, indique a categoria de documentos 55 - Ofícios(1); em seguida, selecione o modelo desejado(2) e clique no botão Editar(3) para que o sistema abra o editor de textos.
Para entender melhor o funcionamento do editor de texto, leia o artigo:
O que é e como funciona o Editor de Textos do SAJ Procuradorias?
4. Quando concluída a produção do ofício, clique no símbolo de disquete para que o sistema salve o documento.
5. Todos os ofícios que estão sendo criados pelo procurador, ou seja, que ainda não foram finalizados, irão permanecer na fila Em elaboração, no subfluxo de ofícios, e podem voltar para edição a qualquer momento, através da atividade Editar.
6. Para assinar e finalizar um ofício, utilize o símbolo de finalização.
7. No momento da finalização, é necessário indicar o local de destino deste ofício. Para isto, no campo Especificação do local(1), utilize a lupa para consultar a lista de órgãos externos. Selecione o órgão(2) para o qual o ofício será enviado e informe o prazo em dias ou em data(3) para aguardar a resposta. Após o preenchimento destes campos, clique em Finalizar(4).
Pronto. E assim está finalizada primeira parte deste material.