Conceitos e navegação geral

1. Vamos utilizar aqui os subfluxos do contexto de Tramitação processual para exemplificar. No menu principal do sistema acesse a opção Fluxo de Trabalho.

2. Quando um processo é cadastrado, ele começa a percorrer no fluxo de trabalho denominado Processos, e à medida que o cadastro do processo vai sendo atualizado (Revisão, Validação), o objeto é movido entre as filas.  

Para que um processo fique na situação Em Andamento, ou seja, já tenha passado pelas etapas iniciais de digitalização, revisão e validação, ele precisa ter uma manifestação sugerida. 

A manifestação é associada à uma movimentação que é inserida no cadastro do processo. Nem todas as movimentações possuem manifestações associadas, mas para que o cadastro do processo seja efetivado e siga em andamento, é imprescindível que essa movimentação tenha uma manifestação. 

A maneira mais comum de inserir uma movimentação em um processo é na própria tela de Cadastro de Processo Judicial.

As movimentações também podem ser incluídas através de atos eletrônicos, que são intimações e citações enviadas pelo Tribunal, e são diretamente incluídas no sistema SAJ após o procurador realizar o recebimento dos atos. Os atos sempre são vinculados às movimentações que sugerem manifestações. 

As manifestações sugeridas são o que chamamos de pendências. Elas servem basicamente para que o procurador possa se manifestar no processo. É através delas que o serão elaborados os documentos e então peticionados para que a Procuradoria e o Tribunal tomem ciência do andamento do processo. 

3. O objeto da pendência passa a percorrer então, um subfluxo diferente do processo, sendo este, exemplificado neste artigo como subfluxo de Pendências. 

O SAJ Procuradorias dispõe de diversas configurações personalizadas, mas em sua maioria, são utilizados o subfluxo de pendências e as filas de confirmação de prazo, para que o procurador possa alterar o prazo do vencimento das pendências destinadas a ele, encaixando melhor suas atividades com sua rotina. 

4. A primeira fila proposta para que a pendência comece a percorrer o subfluxo relacionado, usualmente é chamada de Prazos a confirmar (1). 

Após o prazo da pendência ser confirmado, o objeto fica disponível para atuação em outra fila onde se possa iniciar a manifestação, por exemplo, fila Minhas Pendências (2) ou Atuação do Procurador (3). 

5. Enquanto a pendência não for encerrada, é possível se manifestar, elaborando Peças processuais (documentos), através de atividades configuradas nas filas, geralmente definidas como Elaborar manifestação. 

6. Após iniciar a elaboração de uma peça processual, e essa peça for salva, o objeto desse documento irá percorrer um novo subfluxo, que é relacionado ao seu tipo. Por exemplo, no caso de uma Petição Diversa, uma Contestação ou uma Petição Inicial, geralmente esses tipos percorrem um único subfluxo de documento, denominado Manifestações.  

Concluindo, processo é sempre o ponto inicial de todo o fluxo de objetos no sistema. É no processo que são inclusas as pendências e atos eletrônicos. As pendências são objetos que o usuário utiliza para se manifestar em um processo, e a maneira como ele se pronuncia em suas manifestações é através da elaboração de documentos. 

Como já informado, o Fluxo de Trabalho divide-se em fluxos, que se relacionam aos módulos disponíveis para a procuradoria/usuário (Execução Fiscal e Contencioso [que podem aparecer separados ou juntos no fluxo de Tramitação Processual], e Consultivo, que também pode aparecer com a nomenclatura de Administrativo.

Cada fluxo contempla subfuxos que agregam filas de trabalho referentes aos Processos, Pendências e Manifestações filas de cunho Informativo. Com base nessa organização, confira, a seguir, uma descrição breve das principais filas de trabalho de cada subfluxo e suas finalidades.

Subfluxo de Processos
Fila Revisar Cadastro - A revisão é uma etapa importante e necessária que ocorre logo após o cadastro dos processos no sistema, e tem como objetivo manter todos os registros processuais cadastrados de forma condizente com a realidade.
Receber intimações eletrônicas - Na visão atual de trabalho em uma Procuradoria, as atividades são desempenhadas a partir do recebimento de atos (intimações, publicações, citações.

Nessa fila o sistema recebe as intimações deixando à escolha do procurador recebê-las voluntariamente ou aguardar a finalização do prazo de carência (10 dias), fazendo com que o recebimento se realize de forma tácita.

Distribuir Processos - Essa fila armazena todos os processos que estão com o procurador-chefe aguardando a distribuição para os procuradores de sua chefia, e dispõe de atividades para esse direcionamento de demandas.
Redistribuir processos - Nessa fila serão exibidos todos os processos que estão aguardando a redistribuição pelo procurador-chefe. Essa redistribuição pode se dar de forma automática ou direcionada.

Assinar Pis e CDAs - Para realizar o ajuizamento das CDAS, e promover a consequente geração dos processos de execução fiscal no sistema SAJ Procuradorias, faz-se necessária a assinatura das CDAs e Petições iniciais. A assinatura desses documentos, normalmente, compete ao procurador, mas também pode ser exercida por setores de apoio ou dedicados à Dívida ativa. Por isso, podem aparecer ambas na mesma fila (Assinar Pis e CDAs) ou em filas separadas, uma para cada atividade.

Subfluxo Intimações/Pendências

Redistribuir Pendências - nessa fila, normalmente atribuída ao procurador-chefe e/ou sua equipe de apoio, constam pendências que tiveram sua redistribuição solicitada pelo procurador do processo. É importante frisar que a redistribuição de pendência, também chamada de provisória, redistribui apenas aquela demanda, não alterando o procurador do processo.

Minhas pendências - Essa fila exibe um somatório de todas as filas do subfluxo de pendências do procurador (independente do estágio processual em que se encontram), com exceção dos objetos das filas de pendências encerradas e canceladas;

Nesta fila não são disponibilizadas atividades, ou seja, não é possível executar ações a partir dela. Ela tem como finalidade, somente, apontar o total de pendências do subfluxo Intimações/Pendências.
Manifestações e prazos a confirmar - Essa é a primeira das filas por quais uma pendência passa, e é nela que a classificação será efetuada. Aqui o procurador pode tanto classificar a pendência, quanto designá-la a um assessor para que esse posso auxiliá-lo em suas tarefas, como a elaboração de manifestações.

Prazos Confirmados - Esta é a fila do fluxo de pendências em que o procurador poderá visualizar todas as pendências que já passaram pela classificação citada anteriormente, nela constam as mesmas atividades da fila Manifestações e prazos a confirmar, onde o procurador poderá organizar suas atividades de forma a priorizar.
Filas alimentadas por meio do processamento da massa de dados (Elaborar extinção - Art. 26 da LEF até Elaborar Bacen jud) -  Essas filas são alimentadas somente quando realizado o envio das CDAs por meio das massas de dados provenientes da empresa de dívida ativa (Execução Fiscal), para o SAJ Procuradorias com suas respectivas situações.

Subfluxo Manifestações
Minutar manifestação - a elaboração de manifestações faz parte da rotina de procuradores e assessores. Assim, nessa fila, constam pendências que serão atendidas por meio da elaboração de petições, contestações, agravos e etc.
Com assessor definido - A atividade de designação de assessor (mencionada na etapa de confirmação de prazos) permite que o procurador dívida suas tarefas com assessores ou grupos de apoio, para que lhe ajudem na elaboração de manifestações ao longo de um processo. Nessa fila ficam as pendências que foram designadas a algum assessor e aguardam a elaboração do documento necessário.

Em elaboração - Todo documento em elaboração (ou seja, ainda não finalizado), seja ele criado por meio de uma pendência ou não, ficará nesta fila. Vale dizer que, durante o tempo em que o documento estiver aqui, seu autor poderá redigir, editar e ajustar tudo que for necessário.
Revisar Minutas do Assessor - Aqui o procurador encontrará todos os documentos elaborados pelo assessor, e que aguardam sua revisão/validação e, posterior, protocolo.

Retificar Minutas - Sempre que um procurador verifica que há necessidade de correção no documento elaborado por seu assessor, ele o envia para a retificação. No Fluxo do assessor, o documento a ser ajustado será exibido na fila Retificar minutas.
Documentos Aguardando Protocolização - Para maior segurança dos usuários, o sistema oferece, no fluxo dos procuradores, a fila Documentos Ag. Protocolização, que tem caráter temporário e a finalidade de abrigar documentos que, por algum motivo, não foram protocolados no Tribunal e precisam ser revistos. Dessa forma, caso ocorra algum erro no momento do protocolo, o procurador não corre o risco de não atender o prazo por não saber que o documento não foi encaminhado.

Neste artigo foram citadas as principais filas do Fluxo de Trabalho do SAJ Procuradoria e sua função no decorrer do andamento processual. Lembre-se de que, além destas, existem muitas outras filas, com objetivos e atividades diversas, sempre de acordo com seu perfil de usuário e lotação.

Por fim, vale dizer que você pode encontrar alguma diferença quanto ao nome das filas e atividades em seu Fluxo de Trabalho, porém isso não é um problema. Essa variação deve-se ao fato de que as filas e atividades são configuráveis e podem variar de uma procuradoria para a outra.

• Recebimento de citações e recebimento de intimações: essas duas filas são visualizadas pelo procurador, que poderá visualizar todas as intimações e citações que estão no prazo de carência para recebimento. Nesta fila o procurador do processo poderá receber voluntariamente os atos.

Compreendidas as noções iniciais a respeito do subfluxo de processos, confira, agora, o funcionamento do subfluxo de pendências.

É por meio dele que o procurador visualizará todos os afazeres vinculados aos seus processos. Sempre que uma intimação, citação ou publicação entrarem no SAJ, uma pendência é adicionada ao fluxo. 

Veja, agora, alguns exemplos de filas do subfluxo de pendências:

• Redistribuir pendência: nesta fila, o procurador-chefe poderá redistribuir uma pendência de um procurador para outro, desde que seja um procurador ativo em sua chefia. É importante frisar que a redistribuição de pendência não altera o procurador do processo, apenas o procurador que atuará na pendência que foi redistribuída.
  
  

• Minhas pendências: esta fila irá exibir um somatório de todas as filas do subfluxo de pendências do procurador, com exceção das filas encerradas e canceladas;
• Manifestações e prazos a confirmar: esta é a primeira fila de uma pendência, é nela que a classificação desta pendência será efetuada, relacionando as manifestações que devem ser efetuadas pelo procurador e seus respectivos prazos.

• Prazos confirmados: esta é a fila do fluxo de pendências em que o procurador poderá visualizar todas as pendências que já passaram pela classificação citada anteriormente, nela o procurador poderá organizar suas atividades de forma a priorizar, delegar assessor e executar as atividades que forem prioritárias, gerando celeridade em seu dia-a-dia;

• Com assessor definido: as pendências serão encaminhadas para esta fila sempre que um procurador designar um assessor para executá-la.

Outro subfluxo muito presente nas procuradorias é o subfluxo de Manifestações. É nele que ficam os documentos finalizados e os que ainda estão em elaboração.

As principais filas disponibilizadas neste subfluxo são:

• Em elaboração: todo documento em elaboração, seja ele criado através de uma pendência ou não, ficará nesta fila, enquanto os documentos estiverem nesta fila o seu autor poderá redigi-los livremente;
• Revisar minuta do assessor: é nesta fila que o documento ficará quando um assessor enviar um documento para o procurador da pendência efetuar a revisão;
• Retificar minutas: quando um procurador verificar a necessidade de uma correção no documento elaborado pelos assessores, ele o envia para a retificação. O assessor por sua vez irá receber este documento para retificação nesta fila do fluxo;
• Documentos ag. Protocolização: todo documento que é enviado para o tribunal através de integração, ficará nesta fila até que o seu protocolo seja confirmado.

Na visão atual de trabalho em uma Procuradoria, as atividades são desempenhadas a partir do recebimento de atos (intimações, publicações, citações). Com o SAJ Procuradorias, o modelo de fluxo de trabalho proporciona a subdivisão considerando a atuação dos Procuradores e seus auxiliares com base em processos, pendências e documentos, possibilitando aos usuários a execução de múltiplas atividades de forma independente e paralela, sob um mesmo processo. Assim, um Procurador pode delegar, sob um único processo de sua atuação, duas atividades distintas e concomitantes para sua assessoria. Ou ainda, pode solicitar subsídios complementares para atendimento do prazo judicial, utilizando recursos de controle interno de prazos e retorno das informações,  a exemplo do encaminhamento de solicitação de cálculos, ofícios, dispensas de manifestações, entre outros.

Toda a forma de organização das atividades dos Procuradores e seus auxiliares, por meio do Fluxo de Trabalho, traz à Procuradoria uma gestão visual e organizada das atividades e prazos. E, com o intuito de melhorar o planejamento estratégico e organizacional da Procuradoria, o SAJ disponibiliza ferramentas de gestão de produtividade por peças produzidas, processos vinculados, prazos cumpridos, considerando pesquisas por níveis hierárquicos, matérias, órgãos judiciais e outros condicionantes.

Para começar, acesse o seu Fluxo de Trabalho (menu Processos, opção Fluxo) e clique sobre a fila de trabalho que deseja customizar.

1. Umas das customizações disponíveis é a visualização dos resultados das colunas de maneira ascendente ou descendente. Para isso, basta clicar no cabeçalho da coluna e, a seguir, todos os resultados serão exibidos de acordo com aquele critério, seja de forma ascendente ou, com mais um clique, descendente. 

Essa ordenação também pode ser acionada clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna. No menu que se abrirá, clique uma das primeiras opções do primeiro grupo.

2. O segundo grupo de opções customiza as colunas em exibição, que podem ser agrupadas, removidas ou adicionadas ao ambiente de trabalho.

Clicando em Agrupar por esta coluna, o sistema mudará a visualização dos resultados, agrupando os semelhantes de acordo com o critério da coluna indicada.

Clicando em Remover esta coluna, o sistema retira da visualização a coluna indicada bem como os dados exibidos por ela.
Clicando em Configurar colunas, o sistema mostra ao usuário as colunas que não estão sendo exibidas e ele tem a opção de incluir na visualização aquelas que desejar, bastando arrastar as opções até o cabeçalho do ambiente de trabalho.

3. No terceiro grupo de opções, é possível personalizar o alinhamento das informações (que pode ser à direita, à esquerda ou ao centro) e acionar o Melhor Tamanho, que adéqua a largura das colunas de acordo com o tamanho do texto do cabeçalho.

4. No quarto e último grupo de opções, é possível aplicar a configuração de melhor tamanho a todas as colunas, e optar por mostrar ou esconder os agrupamentos realizados.

5. Além de tudo isso, ainda é possível alterar a ordem das colunas. Para tanto, clique sobre uma delas e arraste-a até a posição em que deseja que ela fique.

6. Depois de customizar seu ambiente de trabalho, e deixa-lo do jeito que você prefere, não se esqueça de salvar esse estilo personalizado para utilizar sempre que desejar. Para tanto, clique no botão com desenho de disquete na barra de ferramentas, insira um nome de sua preferência e clique em Salvar.


Seu novo estilo ficará disponível na opção Estilo de visualização.
Cadastre quantos quiser!