Distribuição e redistribuição

Você sabia que no momento em que o procurador-chefe identifica que um determinado processo não pertence a sua chefia, ele pode encaminhá-lo à chefia que acredita ser a competente.

Veja como fazer isso no sistema.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo para abrir o Fluxo de Trabalho.

2. Localize uma das filas de distribuição (Distribuição, Redistribuição Definitiva) (1) e selecione o processo (2) que deseja Encaminhar para outra chefia. Na barra de tarefas, clique em Encaminhar (3) e selecione a opção A outra chefia (4).

3. O sistema solicitará a Elaboração do documento e a tela Emissão de Documentos será exibida. Nela escolha o Modelo (1) do documento e informe a Chefia (2) para onde se deseja encaminhar o processo. 

4. Em seguida, clique no botão Editar.

5. Ao clicar em Editar, o editor de texto exibirá o modelo de documento selecionado. Realize as edições necessárias, se houver, e por fim, clique em Finalizar documento atual, na barra de atividades na lateral esquerda da tela.

Uma vez finalizado o documento, o processo será movido para outra fila, onde aguardará o resultado do encaminhamento.

Vale lembrar que, enquanto o processo não foi aceito pela chefia para qual foi encaminhado, os prazos do mesmo seguem sob responsabilidade do procurador responsável por ele até então.

No SAJ Procuradorias é possível encaminhar as pendências para outras chefias sem a necessidade de encaminhar o Processo Judicial. Este procedimento é necessário para os casos em que a Chefia destino irá atuar apenas na pendência e o Processo permanece tramitando na chefia de origem. 

Acompanhe neste artigo como realizar na prática. 

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo. 

2. Selecione o Fluxo de Trabalho Tramitação Processual (1), no Subfluxo Intimações/Pendências selecione a fila Redistribuição de Pendências (2). 

3. Selecione a pendência que deseja encaminhar e clique na atividade Encaminhar Pendência. 

4. O SAJ Procuradorias disponibilizará uma tela de Encaminhamento que será utilizada para definir para qual chefia deseja encaminhar. Selecione a chefia e pressiona o botão Confirmar. 

Pronto! Desta forma, a Pendência será disponibilizada nas filas Encaminhamento de Pendência Realizado e Encaminhamento de Pendência Recebido e só será movimentada quando a Chefia destino aceitar ou recusar o encaminhamento.

Você conhece a atividade Avocar processos? Sempre que houver necessidade de efetuar uma redistribuição sem que ela seja solicitada, o procurador-chefe poderá utilizar essa atividade, que também serve para reverter uma distribuição ou redistribuição, caso ela tenha sido realizada. Com a avocação, o processo será disponibilizado para redistribuição.

Verifique a seguir como avocar um processo.

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo.

2. Acesse sua fila de Redistribuição de processos (1) (Redistribuição definitiva, Ag. Redistribuição ou Redistribuir processos) e clique na atividade Avocar processos (2), localizada na barra de atividades, acima da lista de processos.

3. Neste momento o sistema exibirá a janela Consulta de Processos Judiciais.

4. Informe no campo Nosso Nº ou Outro Nº, no canto superior esquerdo da tela, o número do processo que será redistribuído e aguarde o carregamento da tela.

5. Os resultados da sua pesquisa aparecerão na aba Resultados. Entre eles, selecione o processo desejado (1) e clique em Selecionar (2), no canto inferior esquerdo da tela.

6. Pronto, o processo foi avocado e agora encontra-se na fila de redistribuição junto aos demais processos com esse fim

Quando uma solicitação de redistribuição é realizada, o procurador-chefe tem a opção de aceitá-la ou rejeitá-la. Uma solicitação de redistribuição é rejeitada uma vez que o procurador-chefe julga necessário que o procurador atual mantenha-se com o processo ou com a pendência. Veja a seguir como uma solicitação de redistribuição pode ser rejeitada.

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo.

2. Em seu fluxo de trabalho, localize a fila em que se encontram as solicitações de redistribuição definitiva (1) ou provisória (2). Nelas são exibidas, respectivamente, os processos e as pendências com solicitação de redistribuição pendentes de avaliação.

3. Para manter o processo ou a pendência com o procurador atual, rejeitando o pedido de redistribuição, selecione-o (1) e clique na atividade Manter com o procurador (2), localizada na barra de atividades, logo acima da listagem de processos.

4. Na tela Manter com o procurador atual será exibida uma caixa de texto. Nela informe a a justificativa (1) pela qual o processo ou pendência deve seguir com o procurador e clique em Confirmar (2). 

Pronto, o pedido do procurador foi recusado e o processo ou pendência voltará a aparecer entre as demandas pendentes de atuação do mesmo. 

Sempre que houver a necessidade de efetuar uma redistribuição de pendência sem que ela tenha sido solicitada, o procurador-chefe poderá utilizar a atividade Avocar pendência, que também serve para reverter uma distribuição, caso ela tenha sido realizada erroneamente. Com a avocação, a pendência será disponibilizada para redistribuição provisória.  

Veja como realizar essa atividade: 

 1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo. 

 2. Em seu Fluxo de Trabalho, localize a pendência que será avocada, clique sobre ela para selecioná-la e, em seguida, clique na atividade Avocar Pendência, na barra superior de atividades. 

3. O sistema abrirá a janela Consulta de Pendências para Avocação/Redistribuição. Para consultar a pendência a ser redistribuída, preencha os campos disponíveis no lado esquerdo da tela.

4. Ao lado dos campos disponíveis para preenchimento, clique nas lupas (1) para abrir as janelas de Consulta de cada filtro e, depois de localizar a opção desejada (2), clique em Selecionar (3) para inserir o resultado no campo de busca.  

Veja um exemplo com a janela de Consulta de Categoria de Pendências: 

5. Também é possível selecionar e preencher algumas das Opções de pesquisa (1). Selecione os filtros desejados e clique em Consultar (2) para que os resultados da pesquisa (3) sejam disponibilizados na tela.

6. Clique com o botão esquerdo do mouse sobre a pendência e com o botão direito para abrir o menu de contexto. Localize e clique na opção Avocar. 

7. O sistema abrirá a janela de Solicitação de Redistribuição Provisória, na qual deve ser informado o motivo da redistribuição. Note que o botão de Confirmar ficará bloqueado, sendo desbloqueado somente após o texto explicativo ser inserido no campo designado., após isso, clique em Confirmar. 

Pronto! Feito isso, foi finalizada a redistribuição de pendência sem que tenha havido um pedido do responsável inicial por ela.

Você sabia que no momento em que o procurador-chefe identifica que uma determinada pendência é de competência de outra especializada, ele pode encaminhá-la à chefia que acredita ser a responsável pela manifestação?

Confira, neste artigo, como fazer isso no SAJ Procuradorias. 
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo para abrir o Fluxo de Trabalho.

2. Localize, na fila de Redistribuição Provisória (1),  a pendência que deseja encaminhar (2), selecione-a e, na barra superior de atividades, clique em Encaminhar Pendência (3).

3. O sistema exibirá, neste momento, a janela Encaminhamento de pendências. Se você souber o código de identificação da chefia para a qual a pendência será encaminhada, digite-o diretamente no espaço indicado (1).

4. Caso contrário, clique na lupa (2) disponível ao lado do campo Chefia para exibir a lista de opções disponíveis.

5.  Na janela Consulta de Chefias (3), selecione a opção desejada (4) e clique em Selecionar (5), no canto inferior esquerdo da tela .

6. De volta à tela de Encaminhamento de pendência, informe a justificativa de seu encaminhamento no campo em branco (1) e clique em Confirmar (2) para finalizar o procedimento.

Após este procedimento o procurador-chefe e assessores da chefia de destino receberão o pedido de encaminhamento, que pode ser aceito ou recusado. Lembrando que, até que o aceite seja efetivado, a responsabilidade pelos prazos judiciais continua com o procurador atual da pendência.

Os procuradores-chefes podem encaminhar pendências a chefias-irmãs (de mesmo nível hierárquico). Sempre que a pendência é aceita em outra chefia e distribuída para um procurador diferente do procurador do processo, o peso desta pendência será contabilizado em seu mapa de peso de provisórias.

Muito simples, não é? Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor o procedimento de encaminhamento de pendências. Com alguns cliques, é possível encaminhar uma pendência para outra chefia. Sempre que precisar, não hesite em consultar nossos materiais.

 

Para tornar mais ágil a rotina de distribuição e redistribuição de processos e pendências, é possível realizar as atividades em lote, tanto de forma direcionada quanto automática. Acompanhe, neste artigo, os procedimentos que você, como procurador chefe, assessor da chefia ou coordenação, deve realizar neste tipo de demanda em seu Fluxo de Trabalho.

1. Em seu Fluxo de Trabalho, localize, no subfluxo desejado (Processos (1) ou Intimações/Pendências (2)) a fila onde se encontram os objetos a serem distribuídos ou redistribuídos; Distribuição ou Ag. Redistribuição (3) no caso dos processos; ou Ag. Redistribuição e Ag. Redistribuição Provisória (4) no caso de pendências.

2. Na fila em questão, selecione os processos por meio do checkbox (1) no lado esquerdo do objeto e clique na atividade desejada. No caso da fila Distribuição, clique em Distribuição Automática ou Distribuição Direcionada (2).

3. Para os processos na fila de Distribuição, caso o assunto não tenha sido definido previamente no momento do cadastro, será necessário defini-lo antes de realizar a distribuição. É possível constatar que o assunto ainda não foi definido por meio da coluna Assunto, que constará no processo A Definir.

4. Para realizar a distribuição de forma direcionada, após selecionados os processos, localize a atividade Distribuição Direcionada e clique sobre ela (1). Informe, na tela de Distribuição Direcionada, que será exibida, a Procuradoria (2), o Procurador que receberá os processos (3) e, caso deseje, uma observação no campo Complemento (4). Após preenchidos os campos indicados, clique em Distribuir (5), para que o processo seja distribuído ao procurador indicado.

5. Para realizar a distribuição Automática, após selecionados todos os processos que deseja distribuir, selecione o botão de atividade Distribuição Automática (1). Na sequência, será exibida uma mensagem de confirmação do procedimento. Para confirmar a distribuição, basta clicar em Sim (2).

A distribuição em lote permite reduzir o tempo investido na distribuição dos processos e pendências, agilizando, assim, o trabalho do Procurador-Chefe e do procurador de destino, que receberá suas demandas com antecedência, uma vez que os processos serão distribuídos mais rapidamente.

Em algumas situações, processos do contencioso podem precisar de uma avaliação do procurador geral ou adjunto e assim, faz-se necessário encaminhá-los ao gabinete para que sejam apreciados. Trata-se de um encaminhamento diferente daquele praticado entre chefias, pois nele solicita-se o encaminhamento em vez de realizá-lo de imediato.

Acompanhe, neste artigo, os procedimentos para realizar esse tipo de encaminhamento caso necessário.

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo ou utilize o link disponível em sua área de trabalho para acessar seu Fluxo de Trabalho.

2. Em seu Fluxo de Trabalho, acesse o subfluxo de processos do (1) e, na sequência, localize sua fila de Redistribuição de Processos (2).

3. Na fila de redistribuição, selecione o processo desejado (3), clique na atividade Encaminhar (4) e, a seguir, na opção Solicitar (5).

4. Neste momento será exibida a tela de Emissão de documentos com a Categoria Solicitação de Encaminhamento selecionada. Clique na lupa (1) ao lado do campo Modelo para exibir a lista de opções disponíveis (2).

5. Na tela Consulta de Modelos de Documento, clique sobre o modelo desejado (3) e clique em Selecionar, (4) no canto inferior esquerdo da janela.

6. De volta à tela de Emissão de Documentos, observe que a Chefia (1) do Gabinete Geral já aparece selecionada. Clique, então, em Editar (2), para iniciar a elaboração do documento de encaminhamento. 

7. Na sequência, o modelo selecionado será exibido no Editor de Textos do SAJ Procuradorias. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra de ferramentas na lateral esquerda da tela.

8. Na tela de Finalização de Documento, desmarque a opção Imprimir documento (1) e clique em Finalizar (2).

Pronto! O processo foi encaminhando ao gabinete e ficará disponível na fila de aceites de encaminhamento entre chefias para acompanhamento. O procurador geral ou adjunto, por sua vez, poderá realizar o aceite ou a recusa do encaminhamento, através da fila de avaliação de encaminhamento entre chefias.

 

No SAJ Procuradorias, sempre que houver um processo novo no sistema, faz-se necessária a distribuição do mesmo, bem como de suas pendências. Da mesma forma, sempre que houver um pedido de redistribuição por parte de um procurador, em caso de um afastamento ou quando o procurador chefe decidir rever a distribuição das demandas entre os procuradores, pode haver uma redistribuição de processos/pendências.

Tanto a distribuição quanto a redistribuição de processos e pendências pode ocorrer de duas formas no sistema SAJ Procuradorias: por direcionamento ou de maneira forma automática.

Na distribuição/redistribuição por direcionamento, o procurador-chefe faz a escolha do procurador desejado para assumir o processo ou pendência em questão. Já na distribuição/redistribuição de forma automática, o procurador contemplado é sorteado conforme os critérios de peso definidos pela Procuradoria.

Confira, neste artigo, o procedimento de distribuição/redistribuição dos processos e pendências de forma direcionada.

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo.

2. Em seu fluxo de trabalho, localize a fila em que se encontram as solicitações de distribuição (1) ou redistribuição definitiva (2) ou provisória (3). Nelas são exibidas, respectivamente, os processos e as pendências com distribuição ou solicitação de redistribuição pendentes de avaliação. 

3. Depois de selecionar o processo ou pendência (1) a ser distribuído ou redistribuído, clique na opção Distribuição direcionada (2), localizada na barra superior de atividades.

4. Ao clicar na atividade, o sistema exibirá a janela Distribuição Direcionada.
Informe o nome do Procurador(1) para quem a atividade deve ser encaminhada.

5. Após a indicação do procurador, se necessário, insira as informações complementares no campo Complemento (1) e clique em Distribuir (1) para confirmar a distribuição por direcionamento.

Pronto. O processo ou pendência foi distribuído ao procurador indicado e agora fica disponível para atuação do mesmo em seu fluxo de trabalho.

A complexidade de um processo pode ser mais um dos diversos critérios utilizados na distribuição do processo. Dessa forma, é possível classificá-lo de acordo com sua complexidade, e essa complexidade é o que definirá o peso do processo para o procurador.

Existem duas maneiras de alterar a complexidade do processo pelo Fluxo de Trabalho; na primeira, é possível acessar a atividade de alterar complexidade na própria barra de atividades; na segunda, selecione o processo, abra o menu de contexto e clique na atividade.

Acompanhe a seguir e veja como alterar a complexidade de um processo já cadastrado no SAJ Procuradorias dessas duas maneiras.

1. Acesse o menu Processos e clique no submenu Fluxo.

2. Em seu Fluxo de Trabalho, acesse a fila de Distribuição de processos (Distribuição, Redistribuição Definitiva, Ag. Distribuição.

3. Localize e selecione o processo (1) cuja complexidade deve ser alterada. A partir desta etapa, você pode alterar a complexidade do processo de duas maneiras, acompanhe:

3.1 Pela barra superior de atividades: depois de selecionado o processo(1), clique na atividade Alterar complexidade do processo (2), localizada na barra superior de atividades.

3.2 Pelo menu de contexto: depois de selecionado o processo (1), clique sobre ele com o botão direito do mouse. Esta ação abrirá um menu vertical, chamado de menu de contexto (2), contendo todas as atividades disponíveis para serem executadas no sistema para aquele processo.

3.2.1 Utilize o espaço em branco, localizado na parte superior do menu, para localizar a atividade que deseja executar. À medida que a palavra é digitada, o sistema vai selecionando todos os termos semelhantes ao digitado.

4. Ao clicar na atividade, seja pelo menu de contexto ou pela barra superior, o sistema exibirá a tela Consulta de Complexidade do Processos. Nela estão listadas todas as complexidades cadastradas no sistema. Clique no nível desejado(1) e, em seguida, clique em Selecionar(2) para confirmar a ação.

5. Depois de selecionar a complexidade que deseja atribuir ao processo, o sistema exibirá a mensagem Atualizando a complexidade do(s) processo(s). Aguarde, por favor.

Pronto! É só aguardar o processamento do sistema e a complexidade do processo terá sido alterada. É simples, não é mesmo? Encontrou alguma dificuldade? Entre em contato com a equipe de suporte da sua Procuradoria.

No momento em que o procurador-chefe identifica que um determinado processo não pertence a sua chefia, ele pode encaminhá-lo à chefia que acredita ser a competente. Por sua vez a chefia que recebe o encaminhamento tem a opção de aceitar ou recursar esse encaminhamento.

Confira, neste artigo, como recusar um encaminhamento de processo.
1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo para abrir o seu Fluxo de Trabalho.

2. Localize a fila em que se encontram os processos para de avaliação de encaminhamento entre chefias, (1) selecione o processo cujo encaminhamento que deseja recusar (2), e clique em Recusar processo (3), na barra de atividades acima da lista de processos.

3. Para recusar um encaminhamento é preciso emitir um documento de recusa. Assim, ao clicar em Recusar será exibida janela de Emissão de Documentos, já com a categoria de recusa de encaminhamento selecionada. Clique, então, na lupa (1) ao lado do campo Modelo para exibir a lista de opções disponíveis (2).

4. Na janela Consulta de Modelos de Documentos, selecione a opção desejada (3) e clique em Selecionar (4) no canto inferior esquerdo da tela.

 
5. De volta à tela de Emissão de Documentos, clique em Editar para elaborar o seu documento de recusa do processo.

 
6. Neste momento, o Editor de Textos exibirá o modelo de recusa selecionado. escolhido pelo usuário. Faça as alterações necessárias no arquivo e clique em Finalizar documento, na barra de ferramentas localizada à esquerda da tela.

 
7. Na tela de Finalização de Documento, clique em Finalizar.

O ato de recusar um encaminhamento pode, dependendo da configuração da chefia, gerar um conflito de competência (quando as duas chefias envolvidas discordam de quem deve atuar no processo). Nesses casos, quem decide qual chefia deve atuar no processo é a chefia superior.

Mas existem casos onde em que, ao ser recusado pela chefia de destino, o processo volta diretamente a chefia de origem, sem a necessidade de um conflito.

O que ocorrerá em cada caso depende de configuração. Caso tenha alguma dúvida, procure o suporte da Softplan para entender o que foi configurado.